*.*档案电子化管理系统*、招标内容拟通过档案电子化服务外包的方式,对人社局纸质档案材料进行电子化加工整理实现对纸质材料的电子化,完成电子化资源库建立。现有档案至少**卷以上(仅作为报价参考无法具体估算),采购人不承诺实际的档案数量,加工服务费用结算按中标的每卷单价和实际工作量计算实际费用。****区人社局目前未建立统*电子档案管理系统,各部门纸质材料独立保存,历史纸质材料数据容易形成信息孤岛;同时由于人员的流动,对原有的文件的再现,显得力不从心,有时查找与重新整理文件要浪费许多的人力物力,为了保证业务办理过程中纸质数据的有效保管、便于查询,利用信息化手段建立档案电子化管理系统,实现纸质材料收集、整理、电子化、借阅、入馆、查询统计等全流程管理功能。*、项目总体概述技术服务需求
*.可操作性:人机界面友好统*,充分考虑操作人员的特点,使数据处理易于操作,符合实际业务处理流程,系统数据维护方便,备份及数据恢复快速简单安全;*.先进性:系统建设的技术水平要保证先进性,符合当今计算机科学的发展潮流;在软件设计、开发技术等方面满足先进性的要求;*.标准化。遵循国际国内通用的软件开发标准,并按照国家、行业和****区的档案管理相关规范和要求执行,方便维护和扩展。在软件开发和系统集成过程中应遵循相关技术规范和标准;(*)系统建设原则建设*个标准统*、操作灵活、界面友好、体系结构开放、易扩充、易维护、安全、稳定、可靠的档案管理系统,档案系统功能实现档案收集登记、材料接收、电子文件上传、纸质材料电子化加工扫描、著录、信息采集、材料整编、入库上架、移交入馆、借阅利用、数据检索、数据汇总、统计报表等档案全过程管理,实行用户分级管理、设置不同的访问权限,对数据库的操作进行严格的控制。(*)系统目标:
人社局现有历史纸质档案材料电子化加工整理,环节主要包括:历史纸质材料的接收、核查整理、拆卷、裱糊、档案扫描、图像优化、图像挂接、信息采集、质检、制作目录、装订(调整封皮、目录)、排序、装盒、装箱、入库上架移交。*.*历史纸质材料档案电子化*、可扩展性原则:系统设计要考虑到业务未来发展的需要,要尽可能设计得简明,各个功能模块间的耦合度小,便于系统的扩展。另*方面要考虑与国际惯例接轨及与现有相关信息管理系统的衔接,以确保系统的继承性和可扩展性。*、开放性原则:系统设计应采用开放式平台设计,以保证不同厂家的不同产品能够集成到应用系统中来,用较小的投资获得更高的性能,同时降低整个系统的开发和维护成本。*.稳定性及故障处理:系统要能够满足大用户量并发访问的应用需求,可以连续不间断可靠运行。采用成熟的软件开发技术和开发工具以降低系统的不稳定性。应用软件开发过程应考虑对系统如硬件、操作系统、网络、数据库的故障有效诊断并提出切实可行的故障处理方案;*.安全性:具备统*完善的多级安全机制设置,避免系统数据遭到破坏,防止系统数据被窃取和篡改。保证数据从传输、存储到利用全过程的真实性、完整性、可靠性。
#*.系统主体采用****技术,支持*/*架构来进行软件部署。技术架构要求*.*系统技术要求*、技术要求工作场地及相关水电需求由发标方提供。*项目所需的工具及耗材费用,纸质材料扫描工作中的所有设备、工具与耗材费用均由中标方承担。投标公司需提供相关承诺函原件加盖公章。
*.系统应具备较强的数据独立性,确保在软、硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效利用。*.系统支持并发用户数大于**人,同时在线人数大于***人。简单查询平均响应时间小于*秒,复杂查询平均响应时间小于**秒。*.项目建设应提供完善的安全保障体系,确保应用系统与档案信息数据运行安全可靠。具有身份认证、功能权限管理、数据权限管理、类别权限管理、日志管理、访问控制等安全措施,保证应用层安全。总体性能要求*.软件架构要求具备开放性,提供完整规范的档案数据接口。#*.系统支持*****操作系统部署。
建立全局档案资源信息化数据平台包括但不限于以下内容:总体功能要求投标人对项目实施过程中的技术风险提出具体保障措施。技术保障措施*.系统结构设计合理、不受组织机构、人员变动的影响。
实现智能库房管理,能够满足不同规则下,多层次的库房管理和使用;应用大数据分析技术和全文检索技术,建立各层级的档案综合检索平台。实现非结构化资源管理,建立档案全过程追溯体系;实现局档案跨科室职能日常业务应用。利用***智能识别技术,实现关键信息识别、校验、采集的自动化。实现全局档案实时在线数字化综合管理;
档案加工技术质量总要求*.*纸质档案材料电子化要求系统综合管理,可视化配置,使用简便快捷,操作灵活,实现数据级访问控制。通过虚拟化档案实体库房的,建立档案可视化管理。通过大数据动态分析汇总各级机构统计报表,生成全局档案资源分析报告。数据迁移,智能入馆模块是实现与区级档案馆的数据对接、核查和移交。
对档案电子化过程中,接触到的案件、文件必须严格保密,并负相关的保密责任。档案入馆时,确保以符合档案馆要求的形式移交入馆。档案电子化过程中,应进行校录,确保扫描图像及卷内目录及明细信息***%正确,并将正确的数据导入档案数据库中;保证档案扫描图像与原件*致,整洁、清晰。严格遵守并达到国家标准:《中华人民共和国行业标准(**/***-****)纸质档案数字化技术规范》;确保在扫描过程中不对档案原件造成*次损伤;
对于热感纸的档案进行复印,并与原件同时进行装订;案卷页面背面存在非档案内容信息的,应对其进行背面张贴**纸;对页面破损或及纸张不规则(非**大小的页面)、破损、卷角、折皱的材料,裱糊成**纸;案卷的整理的过程中应保证纸张的平整、抚平边角并剔除卷宗内的大头针、曲别针、订书钉等金属品,以防止氧化锈蚀材料;案卷初步裱糊档案糊裱要求
需折叠的材料要保持整个案卷的平整,文字、照片不得损坏,并便于打开阅读。裱糊修复过程中不得随意调整页序,确保内页排序正确,注意裱糊破损处,避免裱糊页与其他页面粘连。裱糊的要求拆叠,就是对超出**开(*********)规格,又不能剪载的档案材料进行折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠。对表头与表边沿相距不足*.***的档案应先进行裱糊修复;细节裱糊
梯形托裱法鱼鳞托裱法就是对*份小于**开规格,*面都有字的档案材料进行裱糊的方法。具体方法是:先将档案材料最后*页背面的右边沿刷上胶水,然后将档案材料翻过来与衬纸右边比齐后黏贴在衬纸上,接着将倒数第*页档案材料按上述程序,将其黏贴在衬纸上的最后*张档案材料的左侧半公分左右处。其余以此类推,直到把所有的档案材料全部黏贴在衬纸上。注意:托裱后的档案材料的上、下边沿要与衬纸上、下边沿距离大致相等。档案材料的上、下要*边齐,页页相盖,从第*页起,依次向右延伸出半公分左右,形状类似鱼鳞。图示:单面裱糊就是对小于**开规格,单面有文字或纸张较为脆薄的单面档案材料进行裱糊的方法。具体方法是:先将档案材料有文字的*面朝下放置在工作台上,在材料的背面用毛笔均匀地将胶水刷在档案材料上,*边铺平整,*边用手将衬纸排齐。对破损、卷角、折皱和小于**开规格的档案材料,要进行裱糊。裱糊就是用胶水作黏合剂,用托裱和贴补的方法将档案材料固定在衬纸上的*种档案保护工艺。裱糊的方法有:单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、鱼鳞或梯形托裱等方法。案卷裱糊的方法
档案材料的左侧边沿进行粘贴首页档案材料最后*页档案材料 |
档案材料的左侧边沿进行粘贴 |
首页档案材料 |
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最后*页档案材料 |
档案材料的左侧边沿进行粘贴 |
首页档案材料 |
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最后*页档案材料 |
采用黑白*值模式扫描的图像文件,采用****(**)或****格式存储;采用灰度模式和彩色模式扫描的文件,采用****格式存储。存储时的压缩率的选择,应以保证扫描的图像清晰可读的前提下,尽量减小存储容量为准则。页面为黑白*色,并且字迹清晰、不带插图的档案,采用黑白*值模式进行扫描;页面为黑白*色,但字迹清晰度较差或带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案,采用灰度模式扫描;页面中有红头、印章或有照片、彩色插图的档案,可视需求采用彩色模式扫描。文件扫描分辨率为******。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,应适当提高扫描分辨率,以确保扫描文件的清晰。档案电子化扫描技术要求梯形托裱法是对小**开、*份数页,材料正、反双面都有文字内容的档案材料进行裱糊的方法。具体方法是:应先将最后*页材料上边沿的背面刷上胶水,与衬纸的下边沿比齐黏贴在*起,然后将倒数第*页档案材料的上边沿背面刷上胶水与最后*页材料的左右边沿比齐,并向上移半公分左右黏贴在衬纸上。以此类推,页页覆盖,形如梯状,因此叫梯形托裱法。图示:
扫描时,应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素,设置最佳的扫描参数,保证图像扫描效果。如遇到档案纸张质地脆弱,不适合反复拆装订的档案,应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描,避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。拆分案卷时保证纸张的平整、抚平边角并剔除卷宗内的金属物。页面破损的档案应先进行裱糊修复后再进行扫描。档案扫描前应按档案管理法规以及业务标准与规范,对档案逐卷进行检查,对不符合要求的档案要重新整理。档案扫描加工整理要求
档案整理装订要求图像黑边:图像页面应整洁、美观,对于扫描后可能产生的图像黑边应予以去除,但应注意避免损伤图像内的文档内容信息。图像脏点、脏斑:对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。图像歪斜:采用自动或手动纠偏功能,调整图像角度。图像偏斜度不超过*度,对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。扫描后的原始图像需要进行优化处理,使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况,要进行如下图像处理:扫描图像优化处理要求
档案装订,应遵循“*对齐”要求,即装订线*侧边缘对齐,档案内页下边缘对齐。对于装订时有页面必须进行折叠的情况,应以尽可能地减少折痕数为原则,能不折叠就尽量不折叠。档案装订应采用专用装订设备,按照档案局要求采取“*孔*线”的装订办法,用棉线进行装订,对于已装订过,重新拆分的档案应尽可能地按照原来的装订孔位进行装订,尽量不要新打孔装订。装订前应细致检查档案页面,确保内页排序正确,注意剔除金属装订物,注意裱糊破损处,避免裱糊页与其他页面粘连。遵循尽可能保持档案原貌的原则,对扫描后的档案进行装订。档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行,不可更换装订的位置(如:改右装订为左装订)。档案扫描完成后,要进行细致认真的装订。具体装订要求如下:
档案盒应根据档案类型的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。其中,起止件号填写盒内第*件文件和最后*件文件的件号,起件号填写在上格,止件号填写在下格;盒号即档案盒的排列顺序号,按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为*****×*****(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为****、****等。档案装盒要松紧适度,不能装的过多导致涨盒,也不能过少。使用红色印泥在盒脊撒上规范、工整地加盖相应的号章将装订好的档案按照不同档案类别要求进行装盒。具体装盒要求如下:档案装盒要求对于热感纸的档案应复印后再与原件同时进行装订。
入馆要求为确保数据挂接的正确性,投标方应确保档案索引目录数据与档案扫描图像的**对应,确保加工扫描成果在招标方所使用的档案管理系统中有效检索和显示。图像挂接要求按照《档案著录规则》(**/***)和人社局档案的要求进行著录采集,建立档案业务明细编号、卷内目录、卷内文件目录、归档文件目录、案卷编号、室编件号、馆编件号、档案盒编号等信息。保证目录数据***%完整、准确、规范;采集各门类档案关键信息。档案目录数据著录采集要求*)档案盒应采用无酸纸制作。
*.*实施方案要求本项目服务实施地点为****区人力资源和社会保障局。*.*实施地点要求*、项目实施要求*投标人应承担所有与准备和参加投标有关的费用。不论投标的结果如何,采购人和采购代理机构均无义务和责任承担这些费用(投标人提供针对本条款的承诺函并加盖本单位公章,正本提供原件)。入馆要求标准依据****区档案局入馆接收材料要求。
中标人必须保证其所有项目人员到位并保持稳定,包括项目主要管理者、技术负责人必须保证项目现场工作时间等。如因特殊情况发生任何人员变更,须将变更人及其工作影响、替换人资历等情况以书面材料报告招标人审查,因此而造成的任何项目质量、进度不良后果,须由中标人承担*切责任。此外,根据项目质量和进度的需要,中标人应及时充实相应的项目管理人员和技术实施人员。中标人必须无条件接受招标人任何形式的监督检查,并承担因其人员不足、不到位,所导致的影响项目质量、进度的违约责任。投标人*旦中标必须提供投标项目的实施计划表和人员配备方案,明确工作地点、起止时间。投标人应充分考虑满足投标项目的建设要求,提出完整的项目管理、项目培训、项目实施、项目验收、技术支持方案以及投标人人力资源供给方案。投标人应书面明确实施投标项目的人员配置管理计划,包括组织结构、项目负责人、组成人员及分工职责。项目组织管理要求投标方可以根据自己的经验对本项目理解,提出系统建设和档案电子化等方面合理化建议。实施方案应满足完备性、先进性、适用性、合理性的要求,至少应包括:项目管理、项目组织、质量保证、系统运维等方面。
自本项目合同签订之日起,项目建设周期为*个月。中标方应在合同签订后的*个月内完成项目建设内容。投标人*旦中标必须提交正式实施工作方案和进度保障方案,明确招标项目工作的方式、方法、过程步骤、按阶段分解的详细计划、对应计划应提交的工作成果、需要招标人协调与配合的事项,并经招标人审核、批准。*.*计划与进度管理要求在项目实施过程中,招标人可以采用发送工作联络单方式与中标人衔接工作,中标人不得拒绝接收工作联络单。中标人在项目实施过程中提交的文档*律采用书面形式(同时提交相应的电子文档),提交的技术文档必须附上本单位的质量审核记录。中标人在项目实施过程中出现资源、进度、质量协调控制不力的情况,招标人有权要求更换项目负责人,中标方必须予以配合,并确保不影响项目建设的进度和质量。
投标人*旦中标必须提交正式的质量计划,明确质量控制点、控制内容、质量要求、检查记录要求,并经招标人审核、批准。投标人应按*******质量管理体系规范要求,中标人应以**********服务管理体系和********信息安全管理体系标准,针对招标项目实施过程及交付结果进行质量规划、管理和控制,确保各项质量。*.*质量管理及保障要求中标人在项目实施过程中应加强问题管理,特别对招标人提出的问题应在约定的时间内及时解决,并提交书面报告,否则由此导致的进度延迟责任由中标人承担。中标人在项目实施过程中必须分别按周、月提交进度报告,对项目问题及进度延迟原因进行说明,制定合理的解决措施并有效执行。项目实施阶段,中标人所有直接影响加工质量和进度的情况要及时与采购人沟通解决,否则,影响加工质量或进度,导致的*切损失全部由中标人承担。
*.*验收要求投标人须对质量保障提出具体可行的质量保障措施。招标人可对项目进行优化调整,中标人必须予以配合,确保不影响项目建设的进度和质量。任何项目变更指令必须以书面形式作出。任何变更指令均须由招标人确认。中标人应在满足技术要求的前提下,仔细调研用户的需求和现场实际情况,制定切实可行完整的优化建设实施方案,保证所建系统结构完整、运行流畅。中标人必须接受招标人的质量监督检查,提供真实有效的相关质量活动记录、证据,无条件接受招标方提出的质量问题整改要求,承担质量责任及因质量问题导致的进度延迟责任。中标人在项目实施过程中应开展质量保证活动,所提交的进度报告应包括质量报告内容,对质量问题制定改进措施并有效执行。
(*)需求文档;*.验收交付文档(包含但不限于):终验:指整个项目距初验合格后且完成试运行,中标方依照招标方要求完成全部项目要求,中标方配合第*方完成软件测评报告,对系统功能、性能等指标进行验证测试,在全部达到要求时,双方签署最终验收文件。初验:指中标方按照合同约定实施计划,完成系统实施部署,中标方提前**天提出验收申请,招标方依照合同要求、技术规范、需求文档及其他双方确认的文件作为验收依据,验收合格后,双方签署初步验收文件。需求阶段验收:指本项目需求调研完成后,《需求规格说明书》编制完毕后,采购单位组织对承建单位进行的需求验收工作。中标方在本项目合同期限内完成项目建设内容,投标人须出具承诺函,加盖投标人公章。
*.本项目第*笔款的付款节点为中标方完成招标方指定档案电子化服务工作的**%,甲方、乙方及监理方*方签署服务第*阶段服务成果验收报告后,付款金额为合同总价款的**%。*.本项目第*笔款的付款节点为系统上线并初验合格,甲方、乙方及监理方*方签署初验报告后,付款金额为合同总价款的**%;*.本项目第*笔款的付款节点为项目合同生效后的**个工作日内,向乙方支付相当于合同总价款的**%预付款;*、合同付款方式(*)用户手册;(*)项目实施文件;
*.售后服务:投标人在投标文件中,必须明确售后服务方案、维护方案和故障响应时间。*.*售后服务及故障响应要求自项目终验通过之日起,进入系统质保运行维护期,维护期限为*年。投标人须就以上内容出具承诺函,加盖投标人公章。*.*质保期限要求*、售后服务要求*.本项目尾款的付款节点为终验合格后,甲方、乙方及监理方*方签署竣工验收报告后,付款金额为合同总价款的**%。
系统的培训工作要在系统上线试运行前实施,承建单位需要在培训实施前编制专门的培训材料。并且在售后服务期内,配合****区人力社保局按照相关信息化管理规范根据系统运行状况及用户使用情况按需定期开展部门培训。投标人提供完善的培训方案。投标人应负责对所有参与项目的人员进行培训,并提交详细培训计划。系统的培训对象包括,普通用户、档案员和系统管理员。承建单位需提供详实的培训计划和培训方案。培训方案包含培训内容、培训课时等。*、技术培训要求*.免费维护期自项目通过验收之日起计算。*.在免费维护服务期内需每季度派技术人员到现场做*次现场服务巡访,对系统进行检查和优化,收集使用中出现的问题。*.要求提供*×**的电话维护服务。提供接到报修后,*小时内应答、*小时到达现场维护。
质保期内售后服务响应时间:投标人需提供*×**小时维护服务,包括邮件、电话、远程维护、现场服务等方式。保证有足够的运维人员及技术支持负责本项目运维工作。系统软件运行过程中出现的软件问题,提供*×**小时随时响应,在接到用户报告故障后的**分钟内响应,*小时内答复,*小时内到达客户现场。软件系统*小时内恢复系统运行。为保证系统稳定可靠的运行,在项目实施期间,中标方实施团队至少*名工程师驻场,以做到对本系统实时服务需求的及时响应,需提供***现场服务,运维人员将严格按照规定进行现场服务要求,并承诺由中标方承担所有质保期内工程师的人工费用。投标人应提供完整的、可执行性高的运维方案,并承诺提供至少*年的免费运维服务,免费运维期从系统终验之日开始。承诺在免费服务期内提供需求范围之内的系统修正服务。*、运维服务要求