****师范大学采购中心文件合同编号：*********
****年****合同
需方（甲方）：****师范大学签订时间：****年**月
供方（乙方）：****焕华档案管理有限公司签订地点：****师范大学
根据《中华人民共和国****法》《中华人民共和国民法典》等有关法律
法规的规定，甲乙双方按照****年**月**日****师范大学****年档案数字化
服务（编号：*********）项目采购结果，经充分协商，同意就下列条款签订本
合同。
第*条合同标的
本项目合同价：人民币****元整（￥******.**），按实结算，但不得超
过本合同价，具体结算按下表所列方式执行：
| 序号 |
服务名称 |
结算方法 |
| * |
普通纸质档案数字化 |
*.**元/页×实际数量，按实结算费用。 |
| 等*切费用。 |
*倍计算，以此类推。已包含在上述服务内容投标报价中。 |
说明：*.普通纸质档案数字化服务的实际数量是以**幅面计算的。涉及非**幅面的档案按以下方案计算：扫描双面文档按双页计价；**幅面为**幅面的*.以上价款以人民币进行结算。综合单价应包括完成本项目（每页档案完成通过专用软件完成档案扫描、挂接、数据移交备份和整理归档等）所有工作、资料费、差旅费、交通、通讯、设备（软件）、提交成果资料、劳力、利润、税收*.除上述服务内容外，其他服务内容均不单独计价，涉及的相关费用均视作 |
第*条服务地点、期限
（*）服务时间：****年*月**日前完成。
（*）服务地点：****师范大学档案馆
（*）服务进度要求：按照有关档案工作要求进行
（*）如甲方希望乙方提前或延后服务，应在约定的完成或交付日期前**
天书面通知乙方。
第*条服务内容
****师范大学****年至****年馆藏文书档案、教学档案、科研档案等进行
数字化扫描前处理、图像扫描、***处理、案卷装订、数据挂接以及在****省档
案局登记备份等工作。本项目内容限于传统纸质档案，不包括照片、图纸等特殊
载体档案的数字化加工
****师范大学采购中心文件合同编号：*********
第*条服务要求
详见附件*档案数字化项目技术要求
第*条付款方式
经双方协商，乙方表示无需预付款。服务期满且验收合格后，乙方向甲方出
具付款项的全额增值税发票且提供其他符合甲方付款流程所需材料的前提下，甲
方在*个工作日内*次性支付结算价款。本项目结算价款：*.**×实际数量，但
不得超过本项目合同价。
第*条验收标准
*.甲方按照采购合同规定的技术、服务、安全标准以及中标人的投标文件、
本项目文件等要求，组织对乙方履约情况的进行验收，并出具验收书。
*.验收方法：根据采购文件要求、投标承诺等方式，由甲方组织相关人员进
行验收。
第*条保密义务
*.本合同保密范围，即为甲方保密信息，包括但不限于甲方在工作中产生的
信息、文件和档案材料，无论其表现形式如何，也无论通过何种方式取得。
*.乙方确认并同意，应当对本合同的内容、因履行本合同或在本合同期间接
触或知悉的档案信息予以保密。未经甲方书面许可，不得为本合同以外的任何其
他目的自行使用、向他人披露或者允许他人使用档案信息的全部或部分。
*.本合同有效期届满或终止后，或甲方另有要求的，乙方应当立即归还或销
毁、删除由其制作、控制或持有的档案信息资料，包括但不限于各种形式的文本、
文件、电子数据以及以其它任何形式记载、复制或者存储档案信息的载体，包括
但不限于乙方从甲方直接或间接获取的，乙方制作、以其名义制作、由其委托制
作的或者因其他方式由其控制、持有的档案信息资料
第*条违约责任
*.甲乙双方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，都应当承担继
续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。
*.如乙方不能按期完成，除经甲方认可的不可抗拒原因外，交付日期每延长
*天，乙方应按逾期交付价值总额每日*分之*的标准向甲方支付违约金，由甲
方从待付款项中直接扣除；逾期时间超过**个工作日仍不能交付的，甲方可解
除本合同。
*.由于乙方原因不能按照约定完成的，在甲方通知后**日内乙方仍未履行
或采取补救措施的，甲方有权终止合同，乙方必须无条件退回甲方已付给乙方的
全部合同款，并向甲方支付合同总金额的*分之*的违约金，如造成甲方损失超
过违约金数额的，超出部分由乙方继续承担赔偿责任。违约和赔偿责任范围还包
括但不限于甲方因此支付的公证费、鉴定费、诉讼费、律师费等费用。
*
****师范大学采购中心文件合同编号：*********
*.甲方无正当理由延期付款，甲方应按逾期付款总额每日*分之*的标准向
乙方支付违约金。
*.乙方由于管理不善造成档案的损坏、遗失或内容外泄，除赔偿*定的经济
损失外，情节严重的送往相关部门追究其刑事责任。具体如下：
（*）损坏*件档案承担违约金**元；丢失档案*件承担违约金**元；
档案资料内容严禁外泄。若以上情况出现，采购方有权解除合同。
**
（*）中标方因档案的损坏、遗失或内容外泄等对采购方造成重大损失的，
按档案有关法律、追究中标方相应法律责任。
*.其它违约责任按《中华人民共和国民法典》处理。
第*条售后服务
*
*.乙方对本项目服务成果提供*年免费售后服务（自验收合格之日起算）。
*
*.乙方售后服务响应时间：接到用户电话要求后，*小时内响应，*小时内
上门服务。
*.免费售后服务内容包括：已交付影像文件的修正、重扫；目录数据的纠正
服务；定期回访，对档案数据提供校验服务；档案数字化生产方面的技术咨询、
指导服务；提供技术人员和档案人员的相关培训工作。
第*条合同的转让
乙方不得擅自部分或全部转让其应履行的合同义务，否则，甲方视乙方擅自
转让行为为违约行为，有权单方解除合同，按本合同第*条追究乙方的违约责任。
第**条合同的组成及生效
*.招标文件、中标供应商响应文件、有关变更补充文件以及评标过程中的澄
清、承诺文件等及合同附件均是合同的重要组成部分和本合同均具有同等法律效
力。
*.本合同经双方法定代表人或授权代表签字并加盖单位公章后生效。合同执
行期内，甲乙双方均不得随意变更或解除合同。合同如有未尽事宜，须经双方共
同协商，做出补充规定，补充规定与合同具有同等效力。
*.本合同*式*份，甲方执*份，乙方执*份
第**条不可抗力处理
*.在合同有效期内，任何*方因不可抗力导致不能履行合同，则合同履行期
可延长，其延长期与不可抗力影响期相同。
*.不可抗力发生后，应立即通知对方，并寄送有关权威机构出具的证明。
第**条合同争议的解决方式
本合同如发生纠纷，当事人双方应当及时协商解决，协商不成时，由甲方所
在地人民法院裁决。
*
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第**条本合同共有附件*个，共计**页
附件*：档案数字化项目技术要求
附件*：项目服务团队人员*览表
附件*：档案数字化项目保密协议
| 需方（甲方） |
供方（乙方） |
| 单位名称（章）：****师范大学单位地址：********迎宾大道***号法人代表：****委托代理人：统*社会信用代码：******************电话：****-********传真：****-********开户银行：****银行浙师大支行户名：****师范大学帐号：*************** |
单位名称（章）：****管理有限公司单位地址：浙西****市金余区湖街道金源街***号**栋***法人代表：委托代理人：统*社会信用代码：******************电话话：****-********传真：****-********开户银行：招商银行****分行营业部户名：****焕华档案管理有限公司帐号：*************** |
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附件*
档案数字化项目技术要求
*、本项目总体质量要求
符合《纸质档案数字化技术规范》**/***-****、《电子文件归档与管理规范》
**/******-****、《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[****]*号）、《****
省省直单位纸质档案数字化实施细则》（浙档[****]*号）、《档案与电子文件和
数字档案登记备份工作规范（试行）》（浙档发[****]**号）、《****省省直单位
档案电子文件登记备份非涉密数据脱机报送技术要求的通知》（浙档函[****]*
号）等管理规范的相关规定。
*、扫描基本技术要求
*、分辨率：*般档案不低于******，照片档案不低于******；颜色：彩色
模式；存储格式：单页****；利用格式：***；压缩方式：不压缩或无损压缩（***）
*、扫描过程中不能对档案原件造成损伤，不得有重扫、漏扫。
*、档案扫描图像与原件*致，整洁、清晰。
*、文件以档号进行命名，按档号进行存储，条目与图像挂接正确率***%。
*、作业环境及设备要求
*、档案数字化加工在****师范大学档案馆数字化操作室内进行，采购单位
提供场地、桌椅等基本设施。
*、响应方根据档案幅面的大小选择相应规格的专业扫描仪进行扫描，大幅
面档案采用专用数码平台进行整张扫描，不可采用图像拼接方式；纸张状况较差
以及过薄、过软或超厚的档案，必须采用平板扫描方式
*、所有硬件和软件，按招标方的保密、安全要求，进行设备处理、网络布
线、软硬件及网络维护工作。
*、扫描加工具体要求
*、启钉、拆分时，须保证纸张的平整、抚平边角。
*、采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张禮皱、撕
裂、破损等情况的发生。
*、档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的，应采用不拆卷扫描设备和方
式进行扫描。
*、扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明
暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。
*、采用平板进纸方式扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始
*
****师范大学采购中心文件合同编号：*********
扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真
*、对于档案中的“筒子页”，应当平摊开后进行整幅扫描；折子页、图纸、
表格等应整页扫描。
*、扫描图像处理
*、图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超
过*度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
*、图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑
线、黑框、黑边等应进行去污处理。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，
去除多余白边。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。
*、图像深浅不*：采用平衡功能，调整图像深浅*致。
*、双层***文件制作：数字化扫描成果需进行全文***识别和双层***数
据的制作。双层***数据的图像版式和档案的原貌*致，双层***文本数据无乱
码和非法字符，文本识别准确率达到**%以上。如文件为表格、图纸或字迹不清、
潦草等无法识别，经采购人同意，可用单层***格式保存。
*、档案整理装订
*、遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。
*、档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置。
*、对于装订时部分页面必须进行折叠的，应以尽可能地减少折痕数为原则，
能不折叠就尽量不折叠。
*、档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始
档案中发现金属装订物，应予以剔除。
*、档案装订，应遵循“*对齐”要求，即装订线*侧边缘对齐，档案内页
下边缘对齐。
*、档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要新打
孔装订，力求保护原件。
*、图像数据挂接
*、档案扫描完成后，需要与馆藏现有的计算机目录数据校对且**对应。
其中，扫描文件以卷为单位进行存储，案卷目录应对应到相应图像文件所在的文
件夹；卷内目录应对应到相应页数的图像文件。
*、响应方应确保档案目录数据与档案扫描图像**对应，并将正确的数据
导入****师范大学档案馆现有档案数据库中，确保加工扫描成果在招标方所使用
的档案管理系统中有效检索和显示。
*、****省档案局登记备份
*
****师范大学采购中心文件合同编号：*********
*、本项目数字化加工项目包含完成****省档案局登记备份的所有工作。
*、响应方应确保档案目录数据和档案扫描图像符合****省档案局登记备份
规范，及时做好档案数据登记备份工作。
*、登记备份工作以****省档案局验收合格文件为准。
*、项目成果验收标准
*、扫描图像：漏扫、扫残率为*。
*、图像质量：图像质量情况完好率**%以上。
*、格式封装：图像文件的命名差错率为*。
*、条目与图像挂接：挂接正确率***%。
*、档案原始材料：*分之*不缺失、无损坏。
*、档案数据化要求
*、响应方应确保条目信息的准确性和完整性，不得有多录、少录、重复录
入、信息错误等情况，条目信息输入正确率需达**%以上。
*、响应方应确保档案目录数据与档案挂接图像**对应，确保挂接图像与
案卷目录、卷内文件目录***%挂接正确。
*、新建条目的档号应在其原始档号的基础上增加*级顺序号，确保与其原
始档号的关联关系。
*、挂接图片也应以新建条目的档号命名。
*、响应方应对学籍档案上其他人员相关敏感信息进行处理，达到符合*人
*页查档的要求。
*、在处理相关敏感信息时，要保留查档所必须的相关信息，不得过分遮蔽
有用信息。
*、挂接图像以卷为单位进行存储，案卷目录需对应到相应图像文件所在的
文件夹；卷内文件目录需对应到相应页数的图像文件。
**、数据备份移动硬盘要求
*、*卷档案的影像文件必须存放在同*个移动硬盘上，不允许拆分。
*、提交原始扫描图像（单页***********）及转换后的图像（*********）
数据盘各*套。数据盘内应包括：本盘内所包含档案卷号及图像清单（*****格
式）、档案扫描图像文件和档案目录数据。
*、移动硬盘外面要根据分盘情况打印、贴好编号、标签。
*、移动硬盘要求为抗震型名牌硬盘，费用计入中标方总费用。
**、人员要求
*、为保证档案实体和档案信息的安全及扫描质量，投标方要有措施保证*
*
****师范大学采购中心文件合同编号：*********
支相对稳定的工作队*，工作人员要严格遵守招标方的保密、安全各项要求。
*、项目组长和相关主要技术人员必须具备高校档案数字化加工项目*-*年
的从业经验。
*、本项目投入人员要求政治、业务素质佳。中标后，如派驻人员不适应工
作要求，供应商需及时更换。人员确定后，原则上不能更换，若有更换的，必须
经过采购方同意，否则有权单方面解除合同。
**、安全保密要求
*、中标单位须在合同中进行责任约定（保密安全协议另签）；中标单位在工
作期间必须遵守任务相关保密制度。
*、档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属招标单位，各种统计资料、
影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交。
*、工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任
何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。
*、工作人员未经同意，不得私自携带任何可存储设备进入或离开工作现场。
*、中标单位在工作中必须与采购方做好档案的安全交接，并有记录。
**、售后服务要求
*、中标方对于加工的产品出现数字化图片的遗漏或与要求不符，要及时地
检查纠正并补上；对于移交后的数字化图像，若出现遗漏，所提交的移动硬盘必
须重刻，内部的文件排序必须按照原始纸质文件的次序排放。
*、加工方加工数字化图像，对于加工中所产生的错误或与要求不符，所产
生的费用由加工方负责。
*、加工方对于移交数据的服务响应时间为*个工作日内到达现场，并及时
纠正和修改，修改后产品的提交期限不超过*周，所产生的费用由中标方负责。
*、中标方服务范围内加工的数字化成果，在项目完成验收合格后的**个月
为质保期。
*
****师范大学采购中心文件合同编号：*********
附件*
项目服务团队人员*览表
| 姓名 |
本项目拟任岗位 |
性别 |
专业学历 |
从事档案加工专业年限 |
| 范彩红 |
项目负责人 |
女 |
大专 |
*年 |
| 叶苏娟 |
项目总协调人 |
女 |
本科 |
**年 |
| 陈舜伟 |
技术员+数据员 |
男 |
中专 |
**年 |
| 王瑾 |
扫描 |
女 |
本科 |
*年 |
| 蔡彩贞 |
图像处理 |
女 |
本科 |
*年 |
| 华龙飞 |
档案整理+装订 |
男 |
大专 |
*年 |
| 余勤航 |
质检 |
男 |
本科 |
*年 |
| 朱雅洁 |
目录著录 |
女 |
大专 |
*年 |
| 朱静鸯 |
库管 |
女 |
本科 |
*年 |
*
****师范大学采购中心文件合同编号：*********
附件*
档案数字化项目保密协议
甲方：****师范大学乙方：****焕华档案管理有限公司
按照“****师范大学****年档案数字化服务”项目的要求，甲乙双方经友
好协商，在进行档案数字化加工过程中就做好保密工作达成如下协议：
*、指导思想
为确保在档案数字化过程中甲方各类档案资料的绝对安全，甲乙双方应积极
配合，同心协力，在技术保障及安全措施等各方面周密考虑，顺利地完成档案数
字化工作。
*、工作方式、工作时间和安全责任分工
甲方采用委托乙方进行档案数字化的工作方式，乙方为甲方提供加工工作人
员以及所需的各种加工软件和设备，甲方提供工作场所。乙方负责保证工作现场
的档案、设备、设施的保密与安全。
*、人员管理
（*）乙方负责对所有参加本项目的工作人员进行审查，确保社会关系清楚。
对进入档案加工现场的人员要求：不该说的不说；不该问的不问；不该看的不看；
不能大声喧哗；出入工作场所时不得携带任何与工作无关的物品；工作过程中产
生的碎纸等工作垃圾不得私自处理，必须统*销毁。
（*）未经允许，不得私自携带移动通讯设备、*盘、***、移动硬盘等信息
储存设备进入加工现场。
（*）正常情况下，整理每*页档案资料在操作人员手中停留时间不能过长，
不得无故察看、记录和相互议论档案内容。每位工作人员必须填写每天的工作记
录（时间、地点、数量等），作为保密工作检查的依据。
（*）对需要加工的档案原件确保安全存放，对于需要拆卷后加工的档案原
件，加工后恢复原样，保证档案的完整。不得损坏、丢失和涂改档案。对原档案
破损、不清晰的，需要管理人员确认、辨别，提出处理意见并签字后，方可进行
下道工序。
（*）暂时外出时（如吃饭）均应将加工现场及时锁门。当天没加工完的档案*
律交专职人员清点后，放入柜中，并关好房门。
（*）乙方工作人员应签订保密责任书。
（*）档案交接由甲方管理人员和乙方的指定专人，进行面对面交接。对于有
密级的档案应在甲方管理人员的指导下进行保密制度规定的特殊处理。
*、数据和设备的管理
（*）乙方使用的档案整理加工设备在加工前须在甲方专业人员的监督下进
**
****师范大学采购中心文件合同编号：*********
行格式化等处理，彻底清除原有的数据，防止信息泄漏和混。
（*）乙方在档案整理中形成的档案数据，在完成加工并通过验收、移交成品
后，应在甲方指定人员的监督下，及时彻底地清除原有的档案数据，防止数据信
息泄漏和混。
（*）乙方在各加工工序中，应将加工数据拷入指定的存储介质中，并由专人
进行处理，任何个人不得私自对数据进行备份或其他处理。对于作废的盘片等不
得私自处理，*律交甲方统*处理和销毁。
（*）档案数据的备份和光盘刻录由专人负责，所有数据的制作、拷贝、备份
和刻录光盘应有书面记录，并备案。
（*）乙方在使用档案整理现场的计算机及其它设备时，不能以任何方式连接
到********，严防数据泄密。
*、管理制度
（*）乙方每个岗位均有相应的岗位责任制。
(*）乙方应有完善的组织管理机构，层次清晰、任务明确。
（*）乙方工作人员在档案整理工作期间，未经允许不得串岗，更不得进入档
案整理工作用房以外的楼层和房间。所有员工要严格遵守甲方的治安保卫、安全
防火，档案库房管理的规定，未经同意，不得随意离开工作区。
（*）为严防档案资料和相关信息泄露，加工现场工作记录和统计报表所用
纸、笔、本、表格等用具应由乙方提供和保管，在项目结束时，统*移交给甲方
处理。
*、安全责任
甲方发现乙方有违反上述保密协议的事情发生，有权终止甲乙双方签署的*
切合同协议。如果因乙方原因发生泄密情况，由乙方承担相应法律责任后，甲方
有权利依据《档案法》和《保密法》等相关法律追究乙方有关责任人和当事人的
法律责任和相关经济赔偿。
**
功能介绍
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