****市档案馆馆藏档案数字化服务采购
采购需求公示
项目编号：****-****-**
采购人：****市档案馆
代理机构：****
日期：****年**月
供应商资格要求
（*）*般资格要求
*）符合《中华人民共和国****法》第***条及《中华人民共和国****法实施条例》第**条之规定：
①具有独立承担民事责任的能力：提供法人或其他组织的营业执照等证明文件；
②具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度：提供“经审计****年度的财务报告”复印件或“基本开户银行出具的资信证明”复印件；
③具有履行合同所必需的设备和专业技术能力：提供具备履行合同所必需的设备和专业技术能力的承诺函复印件（格式自拟）；
④具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录：提供****年*月至今任意*个月缴纳税收和社会保障资金的凭据或证明材料复印件（依法免税和不需要缴纳社保资金的投标人须提供相应证明文件）；
⑤提供参加****活动前*年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明复印件（格式自拟）；
⑥供应商未列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、****严重违法失信行为记录名单。资格审查时代理机构或采购人在“信用中国”网站（***.***********.***.**，包括失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单）、中国****网（****严重违法失信行为记录名单****://***.****.***.**/**/****）上查询（查询时间为投标截止时间），并将查询结果打印存档；
（*）特殊资格要求：
投标供应商必须具有省级保密局或者国家保密局颁发的《中华人民共和国国家秘密载体复制许可证》或《国家秘密载体印制资质证书》（资质类别：涉密档案数字化加工乙级或以上资格）
采购指标及项目概况
第*节采购内容
*、采购内容
馆藏档案数字化实施拟采取购买第*方服务的方式进行，计划用*年时间分*批次完成，其中****年计划实施档案数字化*****卷，约****页，****年计划实施档案数字化****卷，约****页；本次采购内容为****年和****年数字化服务计划实施*****卷，约****页。
*、技术标准
本项目应严格遵守包含但不限于以下法律法规、标准规范，应保证符合国家强制性要求，达到或高出以下法律法规、标准规范（如有比下述标准更新的标准实施，以最新标准为准）：
*、业务性标准规范
《中华人民共和国档案法》
《中华人民共和国档案法实施条例》
《****省档案条例》
《档案著录规则》（**/***-********）
《归档文件整理规则》**/***-****
《纸质档案抢救与修复规范第*部分：破损等级的划分》（**/***.*—****）
《纸质档案抢救与修复规范第*部分：档案保存状况的调查方法》（**/***.*—****）
《纸质档案抢救与修复规范第*部分：修复质量要求》（**/***.*—****）
《纸质档案数字化规范》**/***—****
《档案数字化光盘标识规范》**/***-****
《电子文件归档与电子档案管理规范》（**/******—****）
《档案服务外包工作规范》（**/***-****）
《电子档案管理系统基本功能规定》
《电子档案管理系统通用功能要求》**/******-****
*、安全性标准规范
《计算机病毒防治管理办法》中华人民共和国公安部令第**号
《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔****〕*号）
*、加工要求
*、数字化加工要符合《纸质档案数字化技术规范》、《档案著录规则》、《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》、《档案数字化转换操作规程》等规范标准。
*、中标人须与采购人签订档案信息安全保密协议。
*、投标人对加工设备的设置、网络布线及对设备、网络的维护要满足采购人保密、安全的
要求。
*、采购人可对数字化加工的各个环节进行不定期的质量抽检。
*、有数字化加工全过程的质量控制体系，保证加工质量。
*、档案整理
在扫描之前，根据档案实际情况，对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。
（*）根据档案实体及目录,逐卷逐件核对文件级目录与档案卷内文件顺序、内容是否相符，如发现不相符的，按实体进行修改，确保扫描文档与目录**对应，在前处理后要与实体***%对应。
（*）拆除装订。在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害；如果拆除、拆分会损害档案则不拆，并作好登记说明。
（*）页面修整。破损严重、裱糊重叠、字迹模糊等无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。
（*）扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，要进行细致认真的装订。应注意保持档案的排列顺序不变，档案的页码不得出现错页、漏页、页次颠倒等现象。需更换卷皮、要规范书写卷皮。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。做到安全、准确、无遗漏，装订要符合国家相关装订标准，档案恢复装订后按序上架。
（*）重新装盒。对于所有未采用标准无酸纸档案盒装盒档案资料，*律全部重新装盒上架。
*、档案扫描及要求
(*）扫描方式。根据档案幅面的大小（**、**、**、**等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪（如工程图纸可采用*号图纸扫描仪）进行扫描，原则上**幅面以下（含）档案页面必须*次扫描完成。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
（*）扫描色彩模式。全部采用彩色方式扫描。并对档案案卷中的照片、图纸等情况进行登记
（*）扫描分辨率。扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。在开展档案数字化工作中，要严格执行《纸质档案数字化规范》(**/***-****)标准，分辨率不低于******,特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨
率。文件名称必须以该文件的档号命名，以方便同后续的基础数据库相挂接。
（*）扫描注意事项。
*.扫描时，要根据纸张质地、字迹深浅等因素，调整最佳的扫描参数或调整设备，保证原始扫描图像效果与原件吻合。
*.扫描不得出现漏扫、重扫、错扫、覆盖等现象；图像必须清晰、完整、端正、不失真，扫描的图像文件的顺序不得有错；
*.扫描的图像数及内容要与实体档案的页数及内容*致相符；图像文件与目录数据要**对应、相互关联（件文件夹名与目录数据中对应的文件档号要*致且唯*）。
*.未扫描的情况及原因等要在目录数据的备注字段中注明，并填写未扫描卷（件）登记表。
*、图像处理
（*）图像数据质量检查：对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件
不*致时，应及时进行调整。
（*）纠偏：对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，保证数字图像偏斜不超过页面内半个文字，偏斜角度小于*度。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
（*）去污：去除数字图像中影响可懂度的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。档案数字化图像的去污，应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则。
（*）图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为*个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性，同时需做到拼接无缝隙、不重叠、不变形。
（*）裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
（*）中标方自带全部工程设备，自觉遵守采购单位管理规章。
（*）中标单位必须保证档案内容与档案载体的安全，档案不得丢失、泄密、损坏，提交相应电子数据的备份。提交档案副本备份存储介质*套，需要采用档案级蓝光光盘，符合《档案级可录光盘**-****-****+*技术要求和应用规范》（**/***-****）。
*、图像存储
（*）存储格式：档案数字化原文图像数据应存储为****或****格式，合成图片格式应存储为双层***格式或***格式，***识别准确率**%以上。
（*）图像文件的命名：纸质档案目录数据库中的每*份文件，都有*个与之相对应的唯*档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。档案数据按文件夹形式组成。卷文件夹由卷内件文件夹、案卷封面文件夹、卷内目录文件夹组成，件文件夹由件内页图像文件组成（例如：取单页****、双层****种格式）；卷内目录文件夹只存放卷内目录，其余部分图像存放于案卷封面文件夹。卷文件夹名、件文件夹名、图像文件名命名格式：卷文件夹名为：全宗号（****）分类号（***）案卷号（****）,注括号内数字系举例的号，例：***************（左起*至*位用“*”补）,
件文件夹名为：组卷整理的档案为：全宗号（****）分类号（***）案卷号（****）卷内顺序号（****）,注括号内数字系举例的号,例:*******************（左起*至*位用“*”补）。案卷封面图像文件名为：全宗号目录号案卷号-****卷内目录图像文件名为：全宗号年度号目录号案卷号-****,-****……。卷扫描图像命名：件档号后补*位流水号例:***********************（封面、目录同前，后补*位流水号）按件整理的档案为：全宗号（****）档案门类号（**）年度（****）保管期限（*）机构问题（综合）件号（****），结构为：全宗号-**•年度-保管期限-问题-件号,注括号内数字字母系举例的号,例:****-**•****-*-**-****。
件扫描图像命名：件档号后补*位流水号例：***********************&**;,各号的取号原则与现行档案文件级目录的取号原则完全*致。
*、著录要求
（*）目录数据格式及著录要求；《归档文件整理规则》（*****-****）、《科学技术档案案
卷构成的*般要求标准》********-****）等规范格式要求。
（*）按要求将采购人提供的电子目录与实体档案进行校对，并增删、修改不符合要求的条目、项目。
（*）无电子目录档案需补录电子目录。
*、数据挂接
档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过在线或离线方式加载到数据服务器。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的批量、快速挂接，做到目录与电子档案数据**对应，对应率达到***％正确，实现档
案的网上利用。
*.电子文档管理软件系统升级要求
为充分发挥数字化档案的利用效率，须对现****市档案馆内使用的*****电子文档数据中心**.*进行升级处理，升级为*********档案综合管理系统，升级后须达到《电子档案管理系统基本功能规定》和《电子档案管理系统通用功能要求》**/******-****的相关规定。
**.实体档案的调、还卷要求
（*）、调、还卷须固定专人负责，不得随意更换。
（*）、调、还卷须按照档案要求分批调、还并履行手续。
（*）、在调、还卷过程中都须进行清查点验，如发生档案丢失、损毁，依法追究法律责任。
**、数据验收及移交要求
（*）、中标人须以采购人档案类别分批次移交加工数据，加工周期档案验收移交不得超过*批次。
（*）、中标人需要提供在线质检方案，实现在线质检，*个批次的档案加工完成并抽检合格后，中标人要将该批次的移交数据及扫描情况登记表*并移交采购人，办理正式移交手续并删除机内有关数据。
（*）、在线质检通过后，采购人分批对中标人质检后的数据按**%抽取进行人工检查，合格率必须达到**%以上，图像文件与文件目录要***%关联。如数据检查合格率未达到**%或图像文件与文件目录未达到***%关联，招标人须将数据全部进行检查并修改，直到合格。
（*）*个批次的档案加工完成并抽检合格后，中标人要将该批次的移交数据及扫描情况登记表*并移交采购人，办理正式移交手续并删除机内有关数据。
（*）、移交内容为：
①、文件及目录数据。
②、图像文件数据（以卷、件组成形式）。
③、加工过程各类记录。
（*）其他未尽事项按黔南州档案馆验收标准执行。
**、保密要求
（*）中标单位须在合同中进行责任约定（保密安全协议另签）；中标单位在工作期间必须遵守任务相关保密制度。
（*）档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属招标单位，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交。
（*）工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的国家秘密；不得无故查看及讨论档案内容。否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。
（*）工作人员未经同意，不得私自携带任何可存储设备进入或离开工作现场。未经采购方批准，中标方不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。
（*）加工完成，移交数据并验收合格后，中标单位应在档案馆有关人员监督下，销毁所有存储介质的档案数据。
（*）扫描人员严格遵守档案管理的相关规定及档案部门的相关制度，认真做好扫描档案的保密和保护工作。
本项目实施过程中，如违反上述条款，采购人有权中止合同，并上报监管部门严肃处理。项目完成后，成交供应商对本项目的技术情报和数据资料均须承担保密责任。
商务要求
*、合同履行期限、地点
期限：****年*月**日前完成
地点：采购人指定地点
*、付款方式
中标后采购人在合同内自行协商
*、投标有效期
自投标文件递交截止时间起**天。
*.质保及售后服务
中标供应商须提供从项目整体验收合格之日起*年的免费质保期服务。无论在质保期内还是质保期满后，负责对其实施的项目提供**小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。须*小时内响应，并最迟在第*个工作日内排除错误。*个工作日内不能解决的，必须采取临时应急等措施，最大可能地保证采购人档案数据的正常使用。
*、质检及验收要求
本项目将采购第*方质检公司对成果进行质检。同时，采购人组织验收组对成果进行分阶段验收。
*.*.第*方质检
经采购人同意后，成交供应商分阶段将数据导出给第*方质检公司，由第*方质检公司进行
***%质检，质检内容包括档案目录（含元数据）是否符合采购人标准、数字图像的总体质量、数据挂接的准确性等。合格率必须达到**%，否则视为整批不合格，并发回成交供应商自行检查、修正。
成交供应商应及时、无偿予以纠正并再次提交第*方质检公司检查，直至质检合格。第*方质检公司检验合格后，由成交供应商书面向采购人申请分阶段验收。
*.*.采购人验收
验收内容包括图像文件是否完整清晰、档案目录是否规范、目录数据与图像文件是否**对应等。验收以抽检方式进行，抽检目录数据和图像文件的比率不低于**%。抽检合格率达到**%以上（含**%）时，给予验收“通过”（合格率=抽查合格的文件数/抽查文件总数×***%）。验收结论为“不合格”的，采购人将对成交供应商提出为期*周的限期整改，成交供应商对数据进行整改后重新申请验收，直至验收通过。
*.项目团队要求
*.*供应商应明确项目负责人在本项目中的岗位职责。
*.*根据项目工作的业务性质，供应商应分别配备经验丰富的档案人员等承担本项目工作。
*、关于违约：
成交供应商不能履行合同或部分达不到服务质量要求的则确认为违约，具体违约责任在签订合同时约定。
*、其他要求
（*）中标投标供应商必须服从采购人的监督和管理。
★（*）在承接此项目后不得转包、分包他人来承包，否则视为无效投标。
★（*）作出廉洁自律书面承诺（格式自拟），合同签订并项目入场后，按采购人需求补充承诺。
★（*）中标人无正当理由放弃中标项目的，或未按约定期限签订合同的，除了要赔偿采购人和本代理机构在本次招标活动中产生的*切费用外，本代理机构还将报请****监督管理部门按相关法律法规规定对中标人追究相应的经济和法律责任。
（*）其他未尽事宜由双方在采购合同中详细约定
（*）响应供应商在响应文件中须提供书面承诺：在既往档案整理、目录录入、数字化加工服务中没有发生失泄密事件，没有违约记录。
注：以上★内容须投标供应商在投标文件中提供相关证明材料或书面承诺函。
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