广西壮族自治区北海生态环境监测中心关于2024年档案整理及数字化加工服务项目的询价公告（重）

*、项目名称

****年档案整理及数字化加工服务。

*、项目预算

人民币**元整（￥*****.**）。供应商的报价不得超出项目预算，否则按无效报价文件处理。

（*）项目内容

对以上类目的档案纸质材料按照现行标准及规范进行归档整理、档案目录的录入、材料的装订、数字化加工服务后刻录光盘、备份硬盘、备份办公电脑各*份等工作。报价时，以每件档案纸质材料按全套标准整理程序、数字化加工以及所需人工、材料、设备的单价和总价报价（格式见附件*，须盖公章）。项目实施期间所需设备（如电脑、打印机、打码器、光盘刻录机、扫描仪等）及服务期间所需办公耗材（硬盘、蓝光光盘、档案盒、棉线）、熟练的操作人员均由成交供应商提供。报价费用不管是否在报价书中单列，均视为报价总价中已包括该费用，采购人不再支付成交价格以外的任何费用。

*.对文书、技术档案进行整理，工作内容为分类、鉴定保管期限、排序、装订、著录、盖档号、写档号、打印目录、装盒、盖盒、归还、上架工作。

*.按档案归档要求对每页档案进行编写页码，共约*****页。

*.档案数字化加工服务**幅面约*****页，确保扫描字图清晰。

*.档案目录著录审核无误后备份，确保***%查全率。

*.项目总控制价**元人民币。

*.付款条件：（*）合同签订之日起**个工作日内采购人向成交供应商支付合同款的**%；（*）项目完成并通过验收后支付合同款剩余**%；（*）付款前成交供应商需先开具增值税发票给采购人。

*.提交成果时间：****年*月**日前。

*.提交服务成果地点：****壮族自治区****生态环境监测中心档案室。

（*）采购需求

*.适用标准

（*）档案整理归档要求执行国家档案局《中华人民共和国档案法》《生态环境档案分类表》（**/**-****）、《生态环境档案著录细则》（***-****）、《生态环境档案管理规范生态环境监测》（***.*-****）、《文书档案案卷格式》（**/*****-****）、《科学技术档案案卷构成的*般要求》（**/******-****）等。

（*）档案数字化服务技术参数及要求执行国家档案局《纸质档案数字化规范》（**/***-****）、《****壮族自治区纸质档案数字化技术要求（试行）》等。

*.归档、整理服务需求

（*）鉴定分类：对档案资料进行正确的鉴定、分类、确定保管期限。

（*）装订、编页码：按档案整理要求对每件档案进行拆钉、装订（含对破损档案及不规则档案进行抢救、托裱）、编页码，对图纸进行折叠。

（*）组卷：按各门类档案的卷内文件排列要求和档案形成的有机联系等特征进行组卷。

（*）编制档号：盖档号章，按照档案分类大纲正确加盖档号章、填写档号（含分类号、件号、保管期限等基本内容）。

（*）填盖档案盒封面：采用字粒和刻制印章进行填盖，要求清晰、整洁、美观。

（*）入库上架：办理档案移交手续，点数核实后入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置，印制张贴档案柜签，以方便查询利用。

*.数字化服务需求

（*）档案数字化前处理

①成交供应商按采购人的要求，严格办理需数字化档案资料的交接工作，建立严密的交接程序，做好交接记录，档案交接工作由采购人、成交供应商各派*名经办人员负责，双方签字确认。

②对档案页码完整性进行检查，对错码或漏码的档案需逐页按要求进行标注页码，区分每份档案的起止页号。对页面折皱不平的档案纸面进行平整处理，以消除折角、皱折及遮字等现象，确保档案扫描质量。

③成交供应商要按照《档案著录规则》要求，所需加工的档案案卷没有建立案卷级和文件级目录数据库的，依据档案实体逐*进行目录著录。已建有目录数据库的，依据档案实体逐*核对原档案目录著录内容的准确性，如有不规范或错误的文件题名、责任者、档号、起止页号等，应对目录数据进行修改，漏录入的目录要补录到采购人提供的档案管理系统中。

④成交供应商按采购人档案扫描的要求，对档案进行拆卷，拆卷需逐页清点案卷张、页数，去除金属装订物，务必保持档案完整无损，不得人为恶意损害档案。对档案的破损、霉坏等需裱糊的案卷作出评定，并在档案备考表和档案破损情况登记表登记说明情况，能够扫描的先扫描，对破损严重无法进行扫描的档案，修复后才能够进行扫描。档案中的精装书籍及成精装书籍状装订、使用胶水粘贴、衣车缝制等不得强行拆散。制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

⑤恢复装订时，按原档案排列顺序与装订方式进行装订或根据采购人要求改变原装订方法。应保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。档案装订方式为线装。

⑥成交供应商按采购人的要求，将数字化装订好后的档案资料如数归还采购人，不得丢失。

⑦制作档案整理工作登记表，对档案整理的过程**进行登记，包括档案分件情况、目录审核修改情况，页面修整情况等，作为数字化其他工作环节的依据。

（*）扫描质量要求

①本项目考虑档案纸张的原因，要求成交供应商采用高速及专用图纸扫描方式进行扫描。扫描图像的顺序与计算机的著录顺序*致，与纸质档案的案卷和文件的顺序排列*致，不可颠倒；不能有漏页和重页，保证电子图像的完整齐全。

②扫描后的图像文件页面要端正，无扭曲。纸质档案扫描使用彩色***文件格式存储，分辨率为******以上，无压缩，对于案卷中出现字迹较小、较密集等特殊情况，应提高分辨率至******及以上；对于纸质档案中出现的照片，采用******以上分辨率进行扫描。

③扫描图像的优化处理：根据扫描资料的实际情况选择合理的图像处理参数、对比度及亮度参数，同时对扫描后形成的图像文件进行纠偏、去污、裁边等图像优化工作，保证处理后的图像清晰端正而且有效信息与档案资料完全*致。

④认真填写数字化转换过程交接登记表单，登记扫描页数、核对数据、记录质检结果和处理意见等。

（*）图像质检处理要求

①图像质量应达到图像完整、清晰，无污点，图像不偏斜或倒置，符合正常阅读习惯。

②检查图像的偏斜度、清晰度以及完整性，发现不符合图像质量要求的应进行图像处理，因操作不当造成图像不完整或无法清晰识别时，应重新进行扫描。

③对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，影像偏斜不得超过*度，以达到视觉上不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。纠偏不允许切除档案原有页面。

④对图像页面中出现的不属于档案原件的、影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理，在不影响文字可懂度的前提下展现档案原貌。

（*）数据挂接、目录审核、质量控制

①扫描后的文档格式及图片命名方式与自治区档案局要求上报的格式相*致。格式为彩色***格式。

②扫描后的图像文件按自治区档案局的《****壮族自治区纸质档案数字化技术要求（试行）》的“图像文件命名”方式命名。

③由成交供应商负责对扫描数据条目信息、数据挂接的正确性进行核对并全部负责。

④要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配；档案号命名符合规范；图片命名及组成符合采购方档案管理系统要求。

⑤成品验收图像准确率为***%（顺序准确、不多页少页、保持档案原貌；图像清晰度达到方便阅读要求、布局合理、图文挂接准确）；图像索引数据匹配准确率为***%；否则采购人有权单方要求重做。

*.数据提交及验收

（*）完成扫描加工服务后，形成的数据成品要根据交接清单提交规范编目的成品图像数据和目录数据蓝光光盘*套、硬盘*套。

（*）档案数字化加工后的全部数字档案和电子目录以及形成的纸质资料所有权属使用单位所有。档案数字化加工后形成的各种统计资料、光盘资料、纸质资料及各种交接清单应完整移交。

（*）纸质档案、数据化档案完成后，须由采购人和成交供应商项目负责人对档案根据《中华人民共和国档案法》《生态环境档案管理规范生态环境监测》（***.*-****）、《文书档案案卷格式》（**/*****-****）等规范进行验收，每个类型的档案须经当地档案管理部门确认合格后方可验收通过，对检查不合格的档案，供应服务商需在规定时间内进行返工处理，且不得收取任何费用。（档案送审由成交供应商提供相关服务）

*.保密要求

（*）成交供应商必须与采购人签订安全保密协议，档案数字化加工人员参加由采购人组织的安全保密教育；在档案数字化加工过程中，遵守采购人的相关档案管理制度以及国家、地方保密法规。

（*）工作人员要求：成交供应商所提供的项目人员需相对稳定，并必须指派*名专职驻场项目负责人，所有人员统*挂牌上岗，驻场项目负责人随时与采购人进行情况沟通等。同时，参与本项目的工作人员必须提供本人身份证明和签订保密承诺书。

*、供应商资格要求

（*）供应商须具有独立法人或独立承担民事责任的能力资格，为国内注册且有效经营范围具备生产或经营本次采购项目要求的供应商。

（*）供应商需具备覆盖档案管理、档案整理以及数字化加工等业务的企业质量管理体系认证证书。

（*）供应商若派遣企业外部人力资源需具备劳务派遣经营许可证。

（*）对在“信用中国”网站(***.***********.***.**)列入失信被执行人、企业经营异常名录和重大税收违法案件当事人名单的供应商，不得参与本次采购活动。

（*）人员技术资格要求：必须委派有档案整理资质的专业人员进入指定场所工作。总项目负责人需熟悉档案管理相关法律及标准，具有高级档案管理师及以上职业资格证书；驻场项目负责人需熟悉档案管理相关法律及标准，具有市级档案局及以上机构组织的培训证书，有带队经验；其他委派的档案整理的工作人员原则上具有市级档案局及以上组织的培训证书，若无，应经过公司培训上岗。

（*）不接受联合体报价。

（*）供应商常驻办公地址在****壮族自治区内。

*、供应商提交材料要求

（*）有效的营业执照或事业单位法人证书复印件（须盖公章）。

（*）有效的企业法定代表人（负责人）身份证正反面复印件（须盖公章）。

（*）有效的法定代表人授权委托书原件和被授权人身份证正反面复印件（委托代理时必须提供，须盖公章）。

（*）有效的企业质量管理体系认证证书（须盖公章）。

（*）依法纳税证明材料。

（*）依法缴纳社会保障资金证明材料，包含拟投入该项目的总项目负责人、驻场项目负责人及其他工作人员；若其他工作人员与供应商为劳务派遣关系，需提供劳务派遣经营许可证。

（*）有效的人员技术资格证书，包含拟投入该项目的总项目负责人、驻场项目负责人。

（*）“信用中国”网站的《法人和非法人组织公共信用信息报告》以及近*年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明（须盖公章），有行贿犯罪记录的不得参与本次采购活动。

（*）关于本项目的报价文件及服务承诺（须盖公章）。

（*）报价人参加本项目无串通行为的承诺函（格式见附件*，须盖公章）。

（**）联系人姓名及联系方式。

（**）供应商认为需要提供的其他说明和资料（如有请提供）。

（**）相关业绩、案例材料。

*、成交规则

最低价成交法。

供应商所提交报价应在项目预算内，且报价只能*次报出不得更改，超出项目预算的将被认定为无效报价，按作废处理。经对报价文件比较，以满足我单位采购需求且报价最低原则确定成交供应商。如最后报价出现相同且均最低的，按照服务承诺优劣排序，有生态****业务档案整理经验的供应商优先，如最后报价且服务承诺相同的，按照随机抽签方式确定供应商。如成交供应商因不可抗力提出不能履行合同的，则按照最低报价顺位选择排名第*的供应商，以此类推。

*、材料提交要求、地点及时间

参与报价供应商按上述要求准备材料进行装订并密封，*式*份。于****年*月*日**：**前提交或邮寄至地址：****壮族自治区****市****大道中***号技术保障科（收件人：吴欣，电话：****-*******）。逾期送达的将予以拒收（或作无效报价文件处理）。

*、项目联系人及联系方式

联系人：****，联系电话：****-*******

附件：*.报价书

*.报价人参加本项目无串通行为的承诺函

****壮族自治区****生态环境监测中心

****年*月**日