售后服务承诺
本公司旨在全面负责公司的市场拓展、客户关系维护以及产品售
后服务工作。根据采购人要求负责医用氧产品的运输车辆调配,确保
产品能够及时、安全地送达客户手中,还承担着收集产品质量信息、
不良反应信息等药物警戒信息,以便公司能够及时掌握市场动态,优
化产品与服务。
*、售后服务方案
(*)服务方案
*、客服专员每月对所配送客户进行电话回访,将客户意见整理
反馈公司,公司项目经理及时根据客户需要进行调整并在每周例会上
做出书面的调整方案;
*、销售业务经理必须每个季度对所负责客户进行*次客户满意
度调查,并将客户填写的满意度调查表回收上交综合管理处,有综合
管理处归档总结,并报至项目负责人。项目负责人根据客户需要作出
调整,并在季度例会上作出书面调整方案;
*、所有客户均可通过售后服务热线对服务过程中出现的问题提
出意见和投诉,综合管理处必须第*时间将将客户的意见反馈给项目
负责人,项目负责人必须第*时间做出调整,第*时间解决客户遇到
的问题;
*、项目经理及销售业务经理必须每周对所负责客户进行上门拜
访,及时解决沟通配送中存在的问题;
*、销售业务经理建立好客户台账,并做好每天配送物品的记录,
保证物品数量及单价准确无误,并定期与客户进行核对。
(*)服务体系
“高效快速、机动灵活,诚实守信,卓越服务”是我公司对客户
恪守的承诺和经营宗旨。
公司自创立以来,*直将“人”视为公司最重要的资产和力量,
“以人为本”的管理体系是公司*直追求的完美企业文化的体现。“人”
包括*直给予公司支持的客户,他们对公司的支持和奉献是公司取得
成功的主要因素。客户对我们的支持和信任是建立在良好的货物质量
和高效率的服务基础上的,我们始终围绕在客户价值上创造我公司最
优质的货物质量和最完美的配送服务。我公司始终相信并坚持真诚、
热情、责任、满意的服务宗旨,提升客户满意度。
*、服务目标
严格按照采购人要求及其他相关法律、法规规定进行采购、供应
所有产品,确保所供应的产品质量符合要求,努力提高服务质量,为
采购人提供*个放心、安全、优质的配送服务过程,提升公司的商业
信誉。
*、服务原则
及时原则:严格按照采购人要求的时间把全部产品运达采购人指
定地点。
准确原则:防止货物发生差错事故,保证在整个运输过程中,把
货物保质、保量、准时、准地、安全无误地送到收货人手中。运输货
物准确无误。
安全原则:(*)送货车辆采用排放标准的运输车进行运输,符合
国家安全、环保、管理等要求,具有合法有效的资质条件,车辆工况
与人员身体状况良好。
(*)送货车辆与人员符合国家法律法规要求,具有合法有效的
资质条件,车辆工况与人员身体状况良好。
(*)为确保送货车辆在招标人项目地内安全受控,我公司安排
的送货驾驶员在厂区内严格执行招标人的安全管理规定。
(*)服务内容
*、售前服务
协助客户做好项目规划和需求系统分析,使得产品能够最大限度
的满足项目的需要,同时也使采购方的投资发挥出最大的综合经济效
益。
提供关于产品技术及相关问题的免费咨询和整个项目的设计方
案及项目预算供采购方参考。
*、售中服务
严格履行合同,按照合同规定的材料,工艺,工期等交付产品。
定期报告合同执行进程。随时接受采购方的咨询。与采购方对合
同执行中的事件进行确认。提供专业的意见和建议,为采购方的项目
顺利完成提供支持。
*、售后服务
(*)服务时间
服务时间***天×**小时全天候。
(*)响应时间
我公司有充足的技术力量投入,做到快捷响应,实时电话响应,
接到送货通知后按要求时间内送至招标人指定地点。
(*)紧急情况应急方案
当产品出现问题,我司将在第*时间内作出响应,及时从项目所
在地得到产品使用咨询或者解决简单问题的建议和指引,提供现场紧
急技术支持。
(*)咨询服务承诺
提供电话热线支持。采购方如遇任何关于产品问题,可致电我公
司的售后部门。
(*)产品出现质量问题的赔偿承诺
*)产品如果质量出现问题,积极进行解决,以不耽误用户正常
使用。
*)在产品质保期内出现质量问题的,我公司承诺包退、包换、
包赔,保证兑现产品“*包”服务规定,产品在“*包”服务期内,
确属产品质量问题的,我公司承诺严格履行投标文件和合同中规定的
义务。
*)我公司如提供了有质量问题的产品,会接受采购方的处罚,
对采购方进行赔偿,赔偿标准由采购方提出,双方进行协商。
(*)客户投诉处理
客户意见
*.本公司为加强对客户的服务,并培养服务人员“客户第*”
的观念,特举办客户意见调查,所得结果,作为改进服务措施的依据。
*.客户意见分为客户的建议或抱怨及对售后人员的每月绩效考
核之*部分外,对客户的建议或抱怨,售后服务小组应特别加以重视,
认真处理,以精益求精,建立本公司售后服务的良好信誉。
*.售后小组应将当天客户“售后登记表”送至派遣的服务人员
手中,当即受理。
客户投诉调查及处理:
*.售后人员于接到客户反应异常时,应即查明该异常(交货日期、
数量)客户要求,并即填具“客户售后处理表”签注意见后送总经理
室办理。
*.为及时了解客户反应异常内容及处理情况,由有关人员于*天
内调查处理。
*.售后人员收到总经理室送回的“客户售后处理表”时,应立即
向客户说明、交涉,并将处理结果填入表中,呈给主管核阅后送回总
经理室。
*.判定发生单位,若属我方原因导致的问题,我司无条件给予处
理,若因客户原因导致,我司按照实际情况酌情处理。
*.针对客户的售后服务问题进行备案存档,供职能部门查看。客
户的满意就是我们最大的肯定,针对客户的回访就是了解客户的满意
情况,做好客户回访工作就是提升客户满意度的重要方法,也是了解
客户的方法,对此我公司制定了如下的回访流程:
回访的方式:
电话回访
回访的时间段:
*.产品配送前:通过对客户进行电话沟通联系,告诉客户产品预
计达到的时间、产品的配送时间、产品的采购情况等,使得客户能够
及时了解,增加客户的服务好感。
*.产品配送时:通过电话联系客户,让客户做好收货的准备。
*.产品配送后:通过回访了解客户收到客户后的验收和使用情况,
通过了解客户在产品使用过程中的情况,有没有质量问题以及使用情
况。
*.如在回访的过程中客户有意见和建议的时候,我方能够及时做
好记录,吸收客户好的建议及时进行改进。
(*)配送、响应时间、定期回访、本地化服务
配送时间:接到买方供货通知后**小时内,根据买方通知的要
求(包括但不限于交货时间、合同标的数量、交货地点等)将合同标
的产品运输至买方指定地点交货。
响应时间:公司承诺在接到用户的电话后*分钟内专业售后人员
电话响应,必要时售后人员可保证*小时内赶到现场,紧急情况**
分钟赶到现场,*小时内解决完成。如遇到重大事件,则应按照用户
的要求派相关人员到现场以确保产品安全性;如有损坏,我方将立即
予以更换,提供*×**小时售后服务,开通绿色通道。
定期回访:
*、客户回访制度
第*条目的
(*)为了及时了解客户的需求,提高本公司的客户满意度,树
立良好的公司形象,特制定本制度。
(*)稳定已有消费客户群体,了解产品使用情况,获取有价值
的信息,解除客户异议,解决客户投诉,延伸服务项目,建立并更新
客户档案信息。
第*条职责
(*)客户专员负责*级回访
(*)客服经理负责*级回访
(*)总监负责*级回访
第*条*级回访
(*)首次回访:订单生效后的第*日对客户进行首次电话回访,
向客户问候和致谢,通知客户你是客服专员,后续的客户维护都是本
部门为该客户提供服务,通知客户提供的具体工作包括:产品的使用
注意事项、产品质量异议、产品使用效果回访等。
(*)售后回访:了解产品使用情况,对于存在疑问的地方给予
解决,以及客户对我们的服务(产品)建议,为拓展做需求了解。
(*)拓展回访:获悉客户心理动态,并整合我方专业知识进行
服务延伸需求的探索。
(*)技术回访:结合产品使用的技术要求,提醒客户注意事项,
进行服务。
(*)来电回访:对于客户来电,没有接到电话或没有及时解决
问题,应在最短时间内回访说明。
(*)投诉回访:对于投诉的客户*周内进行回访跟踪。
(*)问卷回访:定期向客户进行*些问卷回访(满意度、需求
调研、市场调查等)。
提醒:
(*)要对所回访的客户的身份信息、产品现状、负责人详细信
息,通讯录进行记录更新,对于回访对象所提出的问题,建议都要有
原始记录。
(*)回访率应达到***%,以回访记录为准,由客服经理进行定
期抽查。
第*条*级回访
(*)以随机抽查的形式对完成产品交付的客户进行问候和致谢,
了解产品使用情况和客服专员的服务情况。
(*)以随机抽查的形式对投诉记录中的客户进行回访,了解存
在的问题是否得到相应的解决;改善客户服务中存在的不足,督促相
关人员改进。
(*)抽查率不低于**%。
(*)记录回访内容,出现疑问按类别分类,并提交相关部门或
相关人员进行改进或解决。
第*条*级回访
(*)以提高客户忠诚度为主,形式和时间相应灵活。回访率不
应低于**%。
(*)对新老客户进行问候和致谢,了解服务部客服的服务情况,
了解客户的期望,了解客户提出的问题是否获得解决,对客户提出的
建议督促相关部门实施,逐步完善内部管理。
第*条回访方式
采用电话、电子邮件、**、问卷、特别需要时可以上门回访等。
*、售后人员设置
我公司设有多个技术服务站,拥有强大的技术实力、专业的技术
人才,专门从事技术服务和技术支持工作,为用户提供及时、专业的
服务。客户服务技术工程师都是从事生产第*线,经过考核,选拔到
客户服务部,熟悉产品性能及制造、调试、责任心强、敬业精神好的
技术工程师。
如果采购人需要,本项目系统与设备的保质期后的维护工作完全
可以由我公司继续负责,我公司承诺提供优质的服务和优惠的费用。
①电话服务:我公司通过电话为采购人提供售后服务支持,协助
其解决日常问题。提供*×**小时、全天候热线电话咨询服务。
②现场服务:对于通过电话无法解决的问题或采购人认为较重要
的事情,我公司售后服务人员*小时内到达采购人指定地点开展现场
处理工作。
我公司*贯非常重视为客户提供优质的售后服务,以支持我们客
户的成功,本公司技术人员素质高,其服务质量、效率、态度各方面
都得到国内客户的好评。为了确保我公司所提供设备的优质使用,本
公司愿为用户提供高质量的维护服务。
*、售后能力认证
*.售后服务:
*)信守合同,严格控制产品运输质量,确保产品的完整性和质
量,确保交货日期。切实做到*包、*保,即包修包退包换,以及保
证为用户提供优质产品;保证为用户提供充足的货源;保证为用户提
供优质服务。
*)质保期为自验收合格之日起*年。
*)响应时间:质保期内出现质量问题,我公司在接到通知后*
分钟内响应,*小时内到场,*小时内完成采购人服务要求,并承担
调换的费用。所需费用包含在投标总价中。我公司提供采购人招标所
要求的全套附件,专用工具按原厂标准和清单验收。
*.质保期内的内容与范围
质保期内,我公司定期到达客户单位进行产品化验。我公司负责
对提供的产品进行免费更换服务,不收取任何费用。但人为因素、自
然因素(如水灾、火灾、雷击等)造成的损坏除外。所有产品货物由
我公司售后服务人员到客户单位进行现场服务,由此产品的*切费用
均由我公司承担。
*.应急措施及方案:
*)响应时间
技术支持服务中心和相关技术支持服务人员联合提供每周*天,
每天**小时电话技术咨询服务。保证在出现紧急事故故障后立即响
应用户请求,并对问题进行初步诊断。产品在质保期内发生*次事故
而无法排除并影响客户单位使用的,我公司提供同等数量同等质量的
货物供用户使用,我公司承担费用。遇到重大技术问题,我公司会及
时组织有关技术专家进行会诊,并采取相应措施以确保的正常运行。
*)技术服务质量保障措施
为便于用户维护,我公司会提供全面、准确的技术文档。技术文
档包括:产品的安全标签及安全技术说明书、操作步骤和方法。现场
培训时应使客户单位技术人员能够掌握运行、维护、使用所需的相关
技术知识和操作技能。技术人员完成测试后,测试工作通过且无遗留
问题后,开始试运行工作。
*.罐体及管路*配件供应周期及更换、工时费:
*)我方保证长期为客户单位提供*配件更换。在质保期内,我
公司将免费维修和更换属于质量问题造成的*部件损坏。质保期外*
部件的损坏,提供的配件只收取成本费用,由客户单位人为因素造成
的设备损坏,我公司维修或提供配件均只收取成本费用。
*)所有*配件、易损件均为原厂生产,*小时内能提供给客户
单位,满足客户单位紧急维修需要,并保证所供*部件的性能和作用
不低于原配置,否则,客户单位有权自行购置,费用由我公司支付。
*)所有*配件、易损件需要维修、更换时,我公司终身免收工
时费。
*.维修收费标准:
质保期内:
*)罐体及管路:及时排除故障和进行修理,无偿更换因存在质量
问题而不能正常工作的*件。
*)定期回访、巡检、维护、保养:我公司每年提供不少于*次安
排技术人员针对产品的使用环境、使用频率及更新等进行回访、巡检、
维护、保养,内容包括故障次数、类型、处理方法、效果,并向客户
单位提交检查表。
*)质保期内产品货物因客户单位操作不当或非产品本身质量造
成的故障问题,维修所需要费用我公司将酌情按成本价收取。我公司
有责任向客户单位提供收费清单以供查询。
*)维修完毕后,罐体及管路维修工程师将及时填写维修报告,维
修报告内包括故障原因、处理情况及用户意见,维修报告由双方签字
并各持*份备案。
*)所有产品货物产生的问题有我公司上门检验调查,由此产生的
*切费用均由我公司承担。
质保期外:
*)质保期过后,我公司同样提供免费电话咨询服务,并承诺提
供产品技术支持。
*)质保期过后,客户单位需要继续由我公司提供售后服务的,
我公司将无条件的给予支持。
*、调换货方案
*、目的
为了规范客户退货管理流程,明确退货责任和损失金额,确保每
批退货产品均能得到及时、妥善的处置。
*、适用范围
客户退回的所有成品,包括质量问题、非质量问题。
*、职责分工
*、销售部负责明确退货数量、退货原因、分类标识、数据的登
记、传递、产品的交接、退货运输费用损失的统计。
*、仓储部负责将确认报废产品的型号、数量清点清楚,组织人
员交库。
*、工厂品保部负责客户退货的质量评审、责任认定、统计汇总。
*、工程部负责制定退货产品的返工、返修方案及费用明细。
*、质量管理部负责对批量性的或有争议的退货,到客户现场确
认,回复整改报告,负责本流程的监督实施。
*、责任原因区分
*、工厂原因
因检验设备不合格导致的退货;
*、品质原因
由检验员错检、漏检造成批量产品不合格导致的退货;
*、技术原因
因工艺技术不成熟不合理等造成的退货;
*、销售原因
计划下达错误、装卸及运输计划变更、下达的订单计划未履行或
未完全履行、产品使用不合格等;
*、其它
对于由于销售员未及时反馈,造成呆滞时间过长导致无法认定责
任的,*律视为销售部责任。
*、流程
(*)退货原因确认
无论是何种原因的退货,业务员或由其安排人员应到现场对退货
原因进行确认,对于批量性的或有争议的退货的退货,有必要通知公
司质量管理部质量工程师前往*同确认、商谈。经确认需退货的产品
在退货前,业务人员或跟线人员需对退货产品分类标识,详细统计,
写明不合格原因,填写《客户退货责任鉴定报告》明确型号、数量、
退货原因。
(*)现场设备返工、返修
经与客户协商可以现场返工、返修的产品,销售部以工作联系单
的形式通知公司,安排相关人员进行返修处理。
(*)退换货处理、装运
*、因计划取消或改型呆滞需退回的完好产品需按原样进行包装、
防护。
*、有质量问题的需退回的成品需进行清点数量、做好标识。
*、整理包装后联系销售部,销售部安排装运退货,业务员或由
其安排人员开具《客户退货责任鉴定报告》,注明产品名称、规格型
号、数量和退货原因等。填好的通知单需由运输人签字确认,运输驾
驶员负责退回产品的数量及防护的完整性,若出现差额或受损等情况,
销售部按运输协议规定在运输结算费用中扣除。
(*)退货登记、建帐
货物退回后,由驾驶员将《客户退货责任鉴定报告》交于销售部
签字登记,销售部根据每日退货情况由销售部建立退货产品台账。
在《客户退货责任鉴定报告》上注明退货产生的运输费用,以便
后期统计落实。
(*)组织评审
由销售部通知工厂品保部、制造分厂和仓储部到现场受理,工厂
品保部检验员首先核查退回不良品是否标识清楚,若未标识,检验员
可以拒绝检验,若标识清楚检验员进行确认工作,负责对退货产品进
行原因分析和责任认定,确认完毕后在《客户退货责任鉴定报告》上
签署处理意见(合格留用、返工留用、报废),报品质管理部经理审核
确认。若批量性的或原因复杂检验员无法认定的,由工厂品保部主管
或品质工程师到现场确认。
(*)报废处理
对确认报废的产品由业务员填写《报废处理单》交于仓库,由检
验员明确责任部门及费用出处,报品质管理部经理审核确认。仓储部
根据《报废处理单》将报废产品的型号、数量清点清楚,确认无误后
在《报废处理单》上签收。
(*)损失核算与统计
根据评审的结果和责任界定,工厂品保部负责核算各相关责任部
门应承担的相应损失和费用,月底汇总。
(*)考核处理
*、汇总的损失和费用,报总经理审批后交财务部在责任人当月
工资兑现,并纳入责任部门的外部质量损失年度指标中。
*、属于外协单位的质量问题损失,由质量部按照质量保证协议
对供应商进行相应的质量索赔。
(*)分析改善
质量管理部协助相关责任部门对退货原因进行分析,制定具体改
善措施,在《客户退货责任鉴定报告》上填写纠正及预防措施,降低
产品退货率。收集整改资料,应按时回复退货整改报告给客户。
(**)效果验证
质量管理部根据《客户退货责任鉴定报告》的纠正及预防措施进
行效果验证,验证效果无效时,由质量管理中心对相关责任人进行考
核,验证效果有效时,及时联系技术管理中心相关标准进行修订将其
标准化。
*、响应时间
*.我方承诺提供*×**小时的全天候服务,要求售后服务人员电
话**小时开机。
*.如遇到重大事件,则应按照用户的要求派相关人员到现场以确
保产品安全性。