第*章采购需求
关于采购需求的说明
*.以下《采购需求说明》及《采购需求*览表》所列内容为采购人所提采购
需求，供应商应认真仔细研究，按磋商文件要求响应。
*.对于不允许偏离的实质性要求，采购人或者采购代理机构应当在磋商文件
中规定，并以醒目的方式标明，醒目方式为标注“*”。本章中标注“*”的要求
为实质性服务要求，必须满足并提供磋商文件要求的资料。对于实质性要求的，
应使用“*”标注；如未使用“*”标注，即便使用“拒绝”“不接受”“无效”
“不得”“必须”“应当”等文字表述的，也视为非实质性要求。
*.本项目采购文件第*章“响应文件格式”中内容应根据项目需要和评审
程序及评审方法和标准规定填写；如不需要，则填写无。
*.成交供应商和采购人应按照采购文件确定的事项签订采购合同，所签订的
合同不得对采购文件确定的事项和供应商的响应文件作实质性修改。
*.本章中标注“▲”的服务为主要标的。采购人（采购代理机构）在编制磋
商文件时必须将采购的主要标的标注“▲”。
采购需求说明
*、工程概况
根据档案管理有关要求和人防工程档案资料情况，****市国防动员办公室
（以下简称“市国动办”）需要对人防工程各项目项目报建、建设施工、竣工备
案、维护管理等各阶段档案资料进行加工整理，按照规范要求进行整理、排序、
编页、编写目录封面、装订、装盒。并对档案资料（不含工程竣工图纸和部分技
术资料，以采购人要求为准）数字化扫描、图像处理、图像存储、目录建库、条
目录入、数据挂接、数据移交与验收等，并安装档案管理系统，实现档案的查询、
利用、打印均在电脑直接操作，最终完成市国动办人防工程档案管理系统的建设、
录入及组卷等工作。
市国动办现有需要数字化的档案为：档案类型为目前在档的全部人防工程档
案（不含竣工图），数量暂定：整理****卷，著录*****条，扫描******页，
档案盒****个，卷皮****套，搭建档案管理系统*套。
为确保档案原件在扫描过程中不造成*次损伤,纸质档案原则上*律采用平
板扫描仪进行数字化加工。纸质档案描影像与档案原件*致,做到扫描页面清晰。
*、项目执行标准及规范要求：
（*）《纸质档案数字化规范》（**／***-****）
（*）《电子文件归档与管理规范》（**/******-****）
（*）《中华人民共和国档案法》
（*）《归档文件整理规则》中华人民共和国档案行业标准**/***-****
（*）《档案著录规则》**/***-****
（*）《建设项目档案管理规范》中华人民共和国档案行业标准**/***-****
（*）《科学技术档案案卷构成的*般要求》**/******-****
（*）《建设工程文件归档规范（****年版）》**/******-***
（*）《照片档案管理规范》**/******-****
（**）《****省人防工程质量监督实施细则》
（**）《档号编制规则》（**/**-****）
（**）《档案数字化规范》****省档案局
*、项目工作内容及要求：
（*）档案整理组卷
*、档案的整理组卷工作包括项目文件价值鉴定、分类、组卷、排列、编目、
装订、装盒等内容，该项工作应通过采购人单位的工作人员审核，审核通过后方
可进行数字化加工流程。
*、项目文件应依据市国动办提供的有关审批资料清单目录、《****省人防工
程质量监督实施细则》中规定的工程验收资料、管理资料和质量保证资料等（精
简资料后部分资料不再收取，以采购人实际提供的资料清单为准）、人防工程维
护管理有关档案目录等进行鉴定，确定其是否归档，若不能判断，需及时询问采
购人单位是否需要归档。
*、项目文件应该按照人防工程项目、形成阶段等特征进行分类。
*、整理的基本原则：
*）项目文件整理应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件
的有机联系，合理组卷，便于保管和利用。
*）分类科学：应按工程文件材料的自然形成过程进行分类。首先是要按照
项目基本建设程序的不同阶段，其次按照工程的自然进展过程，最后是结合文件
材料自身的实际情况。
*、组卷
组卷流程应按照采购人单位具体要求进行组卷，项目审批资料、项目质量监
督资料、人防工程维护管理资料按项目结合时间顺序组卷。卷内文件*般印件在
前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后；文字在前，图样在
后。
（*）档案数字化：
*、档案数字化加工流程
*）纸质档案数字化的基本加工环节主要包括:调档、拆卷、目录建库、档案
扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、电子组卷、数据验收、数据
备份、成果管理等。
*）档案扫描前处理：应拆除装订物,拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
对不可拆或拆卷后不能复原的档案，经采购人确认，采用不拆卷进行扫描。如遇
没打页码的档案,应先补打页码,再进行扫描。
*）应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制,确保档案原件和数字
化档案信息的安全。
*）纸质档案在整理、数字化的各个环节均应进行详细的登记,并及时整理、
汇总,装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录，数字化验
收的时候需提供相关工作流程记录。
*、扫描技术参数和质量要求
扫描影像的顺序与纸质档案的档号、目录、文件顺序排列*致。档案扫描数
字化质量要求：
*）原档案每页扫描形成的电子图片必须完整齐全。
*）扫描形成的电子图片不能倾斜,必须平整。
*）扫描形成的电子图片不能有黑边,不能有噪点。
*）原档案页不缺边不残边,扫描形成的电子图片不能缺边不能残边。
*）扫描前录入的档案电子信息必须与原档案件*致,避免录入错字、别字。
*）保持扫描仪玻璃面洁净无粉尘,键盘要及时清理碎屑。
*、扫描分辨率要求：不小于******。
*、扫描的存储格式：
*、纸质档案扫描影像文件存储格式为****格式影像文件,**%以上压缩比,
该存储格式为过渡格式,用于后期生成***文件格式。照片及特殊档案扫描存储
格式为****图像文件。
（*）档案调档及归还
调档人员需要填写调档登记表，交由管理人员签字审核。管理人员清点档案
数量，经双方审核无误后，与调档人员做好档案交接手续，将档案正式移交。
档案扫描完成后,要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：
保持档案原貌,对扫描后的档案进行装订。档案装订应按照历史档案原有的
装订方向进行,不可更换装订的位置(如:改左装订为右装订)。对于装订时某些页
面必须进行折叠的情况,应以尽可能地减少折痕数为原则,能不折叠尽量不折叠。
档案装订以卷为单位的必须采用专业装订线进行装订,不可使用金属装订物;如
原始档案中发现金属装订物,应予以剔除。以件为单位的,保持档案原样。档案装
订应尽可能地按照原来的装订孔位进行装订,尽量不要打新孔装订,力求保护原
貌。
在数据验收合格后,应对需要归还的档案实体和资料进行自检,必须对档案
实体和资料进行逐卷清点,按数量、状况和顺序等进行检查,要求档案原始材料
***%不缺失。如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应追究法律责任;发现顺序错误、
卷内文件颠倒等情况,必须重新进行处理。
归还实体档案时应配合采购方指定的专人*起做好实体档案的清点交接工
作，并做好移交记录。
（*）条目著录及导入
目录建库应选择通用的数据格式,所选定的数据格式应能通过***文档进
行数据交换。按照国家档案局《档案著录规则》公安部《公安档案信息数据交换
格式》和系统的著录标准与规范,由供应商在系统进行案卷级和文件级条目人工
著录,建立档案目录数据库，最终形成案卷目录和卷内文件目录(盒内文件目录)。
采用人工校对和软件自动校对的方式,对目录数据库的建库质量进行检查。核对
著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确,发现不合格的数据应要求进行修
改或重录。录入的条目信息正确率要求***%。
（*）文件挂接
对扫描完成后制作成***格式的文件,需与目录数据进行**对应后挂接
到系统中。其中,扫描文件以卷(件)为单位进行存储,案卷目录要对应到文件所在
的文件夹,卷内文件目录则对应到相应页数的***格式文件。
（*）数据质检
为保证项目的总体实施质量，要求加工方对数字化各环节进行全面检查，具
体质检目标如下：
档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率控制在*分之*以内。扫
描图像检查：漏扫率控制为*。
图像质量检查：检查所有图像的质量情况，优质率达到**%以上。
目录核对：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率***%，其余字段录入
错误率≤*‰。
条目与图像挂接检查：挂接正确率达到***%。档案原始材料：***%不缺失
（*）数据验收
供应商必须拥有软件系统，能用自动核对的方式进行逐页检查包括图像数据
信息完整性检查、目录数据准确性检查、图像挂接准确性检查等。市国动办将对
供应商生产的数据成品进行分期、分批的质量检查。如果供应商违反本文件中有
关质量要求及应遵循的业务标准的相关规定的，则退回返工。
验收要求：
*）按中华人民共和国现行技术标准(详见本章第*条）和合同规定的验收评
定标准等规范验收,能够满足采购人提出的要求。
*）供应商数据需自检合格后,递交用户方验收。市国动办将组织相关人员对
目录与图像挂接完成并且电子组卷完毕的数据以及整理完成并装盒的实体纸质
档案进行验收。数据验收以抽检方式进行,抽检比例为*%,根据《纸质档案数字
化加工验收标准》进行检查,要求档号、数据挂接准确率等达到***%,其他项目
合格率达到**%以上(含**%)予以验收通过,并填写《纸质档案数字化验收登记
表》,做好验收记录。抽捡合格率在**%以下,提交验收数据全部发回供应商全面
自检,直至达到验收要求。
档案实体验收必须逐卷清点,按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、
装订要求等进行检查,如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任:
顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错,合格率达到**%以上(含
**%)予以验收通过。
（*）数据备份
数据验收合格后,数字化的电子档案全文同时提供*式*份方式备份,*式
为***,***格式;*份-上传服务器*份(***格式),移动硬盘存储(****格式)
*份、光盘存储(****格式)****份。
（*）档案管理系统要求
*、档案管理系统要预留新增档案接口，便于市国动办后期新增人防工程档
案归档。
*、档案管理系统应便于本单位及外单位前来查询档案的人员提供迅速、准
确的档案资料查阅服务。
*、档案管理系统软件数据库可备份至其他计算机使用，便于内部各单位能
在各单位直接查询档案信息。
*、项目建设要求：
（*）组织实施要求
供应商应结合采购方的档案管理制度制定*套符合完成本项目工作实际的
档案整理管理规定及操作流程，以确保档案整理规范、符合数字化加工整理质量
要求。供应商项目负责人和核心技术人员常驻档案整理现场。项目实施期间，需
对相关工作人员进行档案数字化加工原理、操作方法、使用技巧、日常维护等方
面的培训，使其熟练掌握数字化加工全部过程及操作。
（*）项目人员安排要求
本项目拟派项目组成员不少于*人，其中档案数字化加工整理安排技术人员
不少于*人，项目负责人*人。项目负责人及主要技术人员情况将作为评分考
察的重点内容。
（*）设备投入要求
项目工作场地与网络环境由采购人提供，工作环境布置、相关设备由供应商
自备。
（*）安全及管理要求
*、保密措施
*）供应商需有严格保密制度。
*）供应商在响应文件中需详细描述保密措施。
*）所有工作人员上岗前需签订保密责任书。
*）企业承诺不含外资背景，所有人员不含外籍人员。不允许加工方转包中
标项目，*经发现立即终止合同。
*）承建单位携带过来的电子产品如电脑、*盘，处理档案的各种软件，皆
接受建设单位的审查，项目结束后，所有带走的各种设备也需接受承建单位审查
后，方可携带离场。
*、保密责任
在档案数字化加工过程中造成的泄密事故，由供应商承担全部责任。
*、信息安全
*）严格遵守有关保密、档案法律法规和市国动办的有关规定。数字化加工
工作需在采购人单位指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不遗失、损
坏档案，如有违反有关法律法规的，将追究相关责任人责任。
*）加工单位在签订合同时成立项目组，由加工单位和委托单位人员组成。
双方指定专人负责该项目，加工单位项目负责人需为加工单位公司级负责人，并
列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。
*）项目工作人员需具备*定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数
字化加工的实际操作经验。
*）签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。加工产品单位需在合同中
进行责任约定（签订安全保密责任书）；在工作期间需遵守市国动办相关保密制
度。
*）建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私
自复制行为。工作人员不以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，工作人
员不以任何形式进行泄漏、传播档案信息，不无故查看、讨论档案内容。
*）扫描加工场地要做好安全及保密，具备保密设施，保证档案原件的安全
和保密。
*）加工现场不允许私自使用有移动存储设备，任何加工数据不能私自带出
工作区域，加工设备不允许接入互联网。
*）项目完成经验收后，加工操作终端上的数据需在委托方项目负责人的现
场监督下销毁，所有硬盘需提交给委托方，设备经检验确认后才能撤回。
*）扫描人员严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》及市国动办有
关规定，认真做好扫描档案的保密和保护工作。
**）供应商应做到强化人员管理,如有人员变动,应及时通知市国动办。落实
相关安全措施,加强管理,杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。供应
商应与市国动办签订保密协议。
*、误期赔偿
如果中标方没有按照合同规定的时间完成和提供服务，买方从货款中扣除误
期赔偿费而不影响合同项下的其他补救方法，赔偿费按每超过*周，合同总价的
*分之*点*（*.*%）计收，直至提供服务为止。但误期赔偿的最高限额不超过
服务合同价的*分之*（*%）。*周按*（*）天计算，不足*（*）天按*周计
算。*旦达到误期赔偿的最高限额，买方可考虑终止合同。
*、售后服务及质保期
（*）提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务,全方位响应
需求。
（*）售后服务问题解决时间：*般问题供应商须在*天内解决，严重问题
采购人根据供应商要求及时提供可接受的解决方案和服务承诺。
*（*）质保期：验收合格后*年的免费维保，供应商提供承诺函并加盖公
章。
*、档案服务内容数量*览表
档案服务内容数量*览表
| 序号 |
服务内容 |
服务内容 |
单位 |
数量 |
单价（元） |
金额（元） |
备注 |
|
著录 |
条 |
***** |
|
|
|
| * |
档案数字化加工整理 |
整理 |
卷 |
**** |
|
|
|
| * |
档案数字化加工整理 |
扫描 |
页 |
****** |
|
|
|
| * |
档案盒 |
档案盒 |
个 |
**** |
|
|
|
| * |
卷皮 |
卷皮 |
套 |
**** |
|
|
|
| * |
档案管理系统 |
档案管理系统 |
套 |
* |
|
|
档案管理系统安装电脑台数≥*台 |
注：供应商需在响应文件中将以上服务内容的分项报价列出。
鉴于加工量的不确定性,以实际加工数量进行结算。结算时以实际**幅面
扫描页数核算。超过**纸张的，全部按照幅面比例折成**计算数量。
*、结算要求
*、若实际数量为预估量的上浮*%-下浮*%区间（即整理****卷≤实际数量
≤****卷、著录*****条≤实际数量≤*****条、扫描******页≤实际数量≤
******页、档案盒****个≤实际数量≤****个、卷皮****套≤实际数量≤****
套），采取总价包干形式，按项目成交价结算。
*、若实际数量超过上浮*%，则供应商实际完成数量达到预估量上浮的*%
后，项目终止，采购人除成交价外不再另行支付任何其他费用。
*、若实际数量下浮低于预估量*%（即整理实际数量＜****卷、著录实际数
量＜*****条、扫描实数量＜******页、档案盒＜****个、卷皮＜****套），最
终结算根据供应商提供的分项报价各项单价×各项实际数量据实结算，总结算金
额不超过供应商所报成交总价。
**、响应文件中根据*、结算要求*、*、*项内容，提供承诺函
*、加工内容包括但不限以上要求，供应商要充分了解本次项目加工的全部
内容，考量风险，成交后不得以不了解情况等理由要求采购人增加费用。
采购需求*览表
| 序号 |
名称 |
服务范围 |
服务要求 |
服务时间 |
服务标准 |
所属行业（按工信部联企业〔****〕***号） |
备注 |
| ▲* |
****市国防动员办公室人防工程档案立卷归档整理和档案资料数字化项目 |
市国动办现有需要整理和数字化的档案为：档案类型为目前在档的全部人防工程档案（不含竣工图），数量暂定：整理****卷，著录*****条，扫描******页，档案盒****个，卷皮****套，搭建档案管理系统*套。 |
按照规范要求进行整理、排序、编页、编写目录封面、装订、装盒。并对档案资料（不含工程竣工图纸和部分技术资料，以采购人要求为准）数字化扫描、图像处理、图像存储、目录建库、条目录入、数据挂接、数据移交与验收等，并安装档案管理系统，实现档案的查询、利用、打印均在电脑直接操作，完成市国动办人防工程档案管理系统的建设、录入及组卷等工作。 |
*个月 |
符合****文件要求及国家标准。 |
其他未列明行业 |
|
****市采购项目
****文件
（服务）
项目编号：皖*********
项目名称：****市国防动员办公室人防工程档案立卷归档整
理和档案资料数字化项目
采购人：****市国防动员办公室
采购代理机构：****
****年**月**日
目录
第*章****公告
第*章供应商须知前附表
第*章采购合同（格式）
第*章采购需求
第*章评审程序及评审方法和标准
第*章供应商须知
第*章响应文件格式
第*章****公告
****市国防动员办公室人防工程档案立卷
归档整理和档案资料数字化项目竞争性磋
商公告
项目概况
****市国防动员办公室人防工程档案立卷归档整理和档案资料
数字化项目的潜在供应商应在代理机构获取采购文件，并于****年
**月**日**点**分（北京时间）前提交响应文件。
*、项目基本情况
项目编号：皖*********
项目名称：****市国防动员办公室人防工程档案立卷归档整理和
档案资料数字化项目
采购方式：****
预算金额：******元
最高限价：******元
采购需求：根据档案管理有关要求和人防工程档案资料情况，对
人防工程各项目项目报建、建设施工、竣工备案、维护管理等各阶段
档案资料进行加工整理，按照规范要求进行整理、排序、编页、编写
目录封面、装订、装盒。并对档案资料（不含工程竣工图纸和部分技
术资料，以采购人要求为准）数字化扫描、图像处理、图像存储、目
录建库、条目录入、数据挂接、数据移交与验收等，并安装档案管理
系统，实现档案的查询、利用、打印均在电脑直接操作，最终完成市
国动办人防工程档案管理系统的建设、录入及组卷等工作。
合同履行期限：****
本项目是否接受联合体：否
*、申请人的资格要求：
*.满足《中华人民共和国****法》第***条规定；
*.落实****政策需满足的资格要求：无
*.本项目的特定资格要求：
*.*信用要求：截至提交首次响应文件截止时间，供应商存在下
列有效情形之*的，其资格审查不予通过
（*）被人民法院列入失信被执行人名单的
（*）被税务机关列入重大税收违法失信主体名单的
（*）被财政部门列入****严重违法失信行为记录名单的
（*）被市场监督管理部门列入严重违法失信名单的
注：“有效”是指“情形”规定的程度、起止期间处于有效状态。
供应商为联合体的，对供应商的要求视同对联合体成员的要求。
*、获取采购文件
报名时间：****年**月**日至****年**月**日，每天上午
**:**至**:**，下午**:**至**:**（北京时间，法定节假日除外）。
报名方式：凡有意参加投标者，请于报名时间内将报名材料的扫
描件发送************@**.***（邮箱号）进行报名。报名资料：供
应商有效营业执照副本复印件并加盖单位公章；法定代表人身份证复
印件并加盖公章或针对本项目的法人授权委托书及被授权人身份证
复印件并加盖公章（包含报名单位的联系人及联系方式）。
售价：*元。
*、响应文件提交
截止时间：****年**月**日**点**分（北京时间）
地点：****市****区文化路**-*号，****中天工程咨询有限公
司*楼党员活动室。
*、开启
时间：****年**月**日**点**分（北京时间）
地点：****市****区文化路**-*号，****中天工程咨询有限公
司*楼党员活动室。
*、公告期限
自本公告发布之日起*个工作日
*、其他补充事宜
*.资金来源：市本级****
*.本项目免收磋商保证金。
*、凡对本次采购提出质疑和投诉，请按以下方式联系。
*.采购人信息
名称：****市国防动员办公室
地址：:****市****区赭山西路**-**号
联系方式：****-*******
*.采购代理机构信息
名称：****
地址：****市****区文化路**-*号
联系方式：****-*******
*.项目联系方式
项目联系人：****
电话：***********
第*章供应商须知前附表
| 序号 |
内容 |
说明和要求 |
| * |
项目性质 |
采购服务 |
| * |
公告媒体 |
****市公共资源交易中心官网、****市国防动员办公室官网 |
| * |
采购包划分 |
本项目是否划分采购包：■否□是，本项目共分为/采购包，本采购包为第/采购包。 |
| * |
合同分包 |
■不允许□允许：（*）允许分包的范围和内容：/；（*）分包的金额和对分包人资质要求：/；（*）根据****支持中小企业发展政策规定，经采购人同意，获得****合同的大型企业可根据采购文件和响应文件向中小企业分包。（*）除上述情形外，本项目不允许分包。 |
| * |
踏勘现场 |
■不组织□组织：/*.时间：/*.地点：/*.联系方式：/*.其他：/ |
| * |
质疑及答复 |
供应商认为磋商文件、采购过程和成交结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起*个工作日内，以书面形式向采购人或采购代理机构提出质疑。按采购公告载明的采购人或采购代理机构信息，向其提出。采购人或采购代理机构按有关规定给予答复。 |
| * |
响应文件提交 |
供应商均应提交*式*份纸质响应文件，其中*份标明为“正本”，其余*份标明为“副本”。如果“正本”和“副本”不*致时，则以“正本”为准。响应文件均需装袋密封递交，封口需加盖供应商公章（骑缝章），并在封皮上注明“*****（项目名称）”。 |
| * |
响应文件有效期 |
自供应商递交响应文件截止之日起计算**日。 |
| * |
履约保证金（合同履约担保） |
*.是否收取履约保证金：■否；□是：合同金额的/%。 |
| ** |
服务时间、地点 |
服务时间：*个月服务地点：由采购人指定 |
| ** |
付款方式 |
付款应按下列条件进行：合同工作量完成且验收通过后*次性付款 |
| ** |
代理服务费和专家评审费 |
*.支付方：□采购人；■成交供应商。*.本项目代理服务费收费标准：****元*.代理服务费收取方式：转账。*.本项目专家评审费金额：按照《****市评审评标专家评审费发放办法》执行，预计****元，按实际金额支付。 |
| ** |
最后报价 |
供应商根据磋商文件要求，手持加盖公章的*次报价函到现场，等待评标委员会发出的最后报价通知后，即刻填写报价内容并递交评标委员会，若未在规定时间内完成最后报价视为退出磋商。 |
| ** |
邀请供应商现场参与开启 |
供应商可自行选择是否参加，如参加须携带：《法定代表人授权委托书》原件或《法定代表人证明》原件（格式详见采购文件）。 |
| ** |
成交通知书发出的形式 |
成交通知书发出的形式：纸质 |
| ** |
合同签订时间 |
成交供应商应与采购人在成交通知书发放之日起*个工作日内签订采购合同，无正当理由不得拒绝或者拖延合同签订。 |
| ** |
特别说明 |
*.本文件所称的“营业执照”包括：营业执照、事业单位法人证书、社会团体法人登记证、民办非企业单位登记证书。*.本文件所称的“法定代表人”包括：法定代表人、负责人、经营者。 |
| 备注 |
备注 |
*.说明：■表示采用条款，□表示不采用条款。*.诚信响应温馨提示：参加本次采购活动的供应商在响应文件中提供的所有资料均应真实，如有虚假，由监督管理部门进行相关处罚或处理。 |
第*章采购合同（格式）
由采购人与成交供应商协商签订
第*章采购需求
关于采购需求的说明
*.以下《采购需求说明》及《采购需求*览表》所列内容为采购人所提采购
需求，供应商应认真仔细研究，按磋商文件要求响应。
*.对于不允许偏离的实质性要求，采购人或者采购代理机构应当在磋商文件
中规定，并以醒目的方式标明，醒目方式为标注“*”。本章中标注“*”的要求
为实质性服务要求，必须满足并提供磋商文件要求的资料。对于实质性要求的，
应使用“*”标注；如未使用“*”标注，即便使用“拒绝”“不接受”“无效”
“不得”“必须”“应当”等文字表述的，也视为非实质性要求。
*.本项目采购文件第*章“响应文件格式”中内容应根据项目需要和评审
程序及评审方法和标准规定填写；如不需要，则填写无。
*.成交供应商和采购人应按照采购文件确定的事项签订采购合同，所签订的
合同不得对采购文件确定的事项和供应商的响应文件作实质性修改。
*.本章中标注“▲”的服务为主要标的。采购人（采购代理机构）在编制磋
商文件时必须将采购的主要标的标注“▲”。
采购需求说明
*、工程概况
根据档案管理有关要求和人防工程档案资料情况，****市国防动员办公室
（以下简称“市国动办”）需要对人防工程各项目项目报建、建设施工、竣工备
案、维护管理等各阶段档案资料进行加工整理，按照规范要求进行整理、排序、
编页、编写目录封面、装订、装盒。并对档案资料（不含工程竣工图纸和部分技
术资料，以采购人要求为准）数字化扫描、图像处理、图像存储、目录建库、条
目录入、数据挂接、数据移交与验收等，并安装档案管理系统，实现档案的查询、
利用、打印均在电脑直接操作，最终完成市国动办人防工程档案管理系统的建设、
录入及组卷等工作。
市国动办现有需要数字化的档案为：档案类型为目前在档的全部人防工程档
案（不含竣工图），数量暂定：整理****卷，著录*****条，扫描******页，
档案盒****个，卷皮****套，搭建档案管理系统*套。
为确保档案原件在扫描过程中不造成*次损伤,纸质档案原则上*律采用平
板扫描仪进行数字化加工。纸质档案描影像与档案原件*致,做到扫描页面清晰。
*、项目执行标准及规范要求：
（*）《纸质档案数字化规范》（**／***-****）
*、本项目专业工种安排表（如有）
本项目专业工种安排表
| 工种 |
要求（条件） |
人数 |
备注 |
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| ********** |
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| 合计 |
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*、为本项目拟配备的主要设备清单（如有）
为本项目拟配备的主要设备清单
| 序号 |
类型 |
设备名称 |
数量 |
单位 |
备注（设备产权性质） |
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*、技术偏离表（格式）
技术偏离表
经过认真研究本项目磋商文件中所列技术要求，我方确认，除下列偏离表所列情况外，
我方响应情况全部为“符合”。
| 序号 |
名称 |
磋商文件的技术要求 |
响应文件的技术响应 |
差异说明 |
备注：可以填写相关证明材料在响应文件中的具体位置（页码） |
| * |
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| * |
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| … |
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注：
*.供应商仅需列明存在差异的内容，除列明的差异外，视为全部符合磋商文件技术要
求。“符合”指与磋商文件要求*致。
*.本表填写时，磋商文件的技术要求为磋商文件第*章采购需求中的技术要求，技术响
应应据实填写。
*.供应商根据项目实际填写，表中单项，项目招标要求不涉及的可留空或自行调整。
*、商务条款偏离表
商务条款偏离表
经过认真研究本项目磋商文件中所列商务条款，我方确认，除下列偏离表所
列情况外，我方响应情况全部为“符合”。
| 序号 |
名称 |
磋商文件的商务条款 |
响应文件的商务条款 |
偏离情况 |
说明 |
备注：可以填写相关证明材料在响应文件中的具体位置（页码） |
| * |
服务地点 |
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正偏离/负偏离 |
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| * |
付款方式 |
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正偏离/负偏离 |
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| * |
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| … |
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备注：
*.供应商仅需列明存在偏离（包含正偏离和负偏离）的内容，除列明的偏
离外，视为全部符合磋商文件商务条款要求。“符合”指与磋商文件要求*致，
“正偏离”指优于磋商文件要求；“负偏离”指低于磋商文件要求。
*.供应商根据项目实际填写，表中单项，项目采购要求不涉及的可留空或
自行调整。
*、供应商诚信履约承诺函
供应商诚信履约承诺函
致：（采购人）
我单位将遵循公开、公正和诚实信用的原则参加（项目名称）的采购
活动，在参加项目的交易活动过程中，郑重承诺如下：
成交后，将按照规定及时与采购人签订****合同，不与采购人订立有悖
于采购结果的合同或协议；严格履行****合同，不降低合同约定的产品质量
和服务，不擅自变更、中止、终止合同，或者拒绝履行合同义务。
本单位对上述承诺的真实性负责。如有虚假，将依法承担相应责任。
供应商：（盖单位公章）
法定代表人：（盖章或签字）
日期：年月日
*、其他证明材料
*.法定代表人授权委托书或法定代表人证明
法定代表人授权委托书①
本授权委托书申明，我（姓名）系（供应商名称）的法定代表人，
现授权委托（姓名）为我方授权委托人，参加（采购人名称）（项
目名称）的****采购活动。授权委托人在本项目的****采购活动、
合同洽谈及合同的执行和保修保养时签署的*切文件和处理与之有关的*切事
务，我均予以承认，并承担其法律后果。委托期限：自本委托书签发之日起，至
本项目履约结束时止。
授权委托人无转委托权，特此委托。
授权委托人：
授权委托人身份证号码：
授权委托人联系方式：
性别：
年龄：
供应商：（盖单位公章）
法定代表人：（盖章或签字）
法定代表人身份证号码：
签发日期：年月日
须提供法定代表人及授权人身份证正反*面扫描件
①适用于授权委托人参加采购活动。
法定代表人证明①
（法定代表人姓名）系，（供应商名称）法定代表人，职务
为，（职务名称）。
特此证明。
附：法定代表人身份证号码：，。
供应商：（盖单位公章）
年月日
须提供法定代表人身份证正反*面扫描件
①适用于法定代表人参加采购活动。
*.供应商按磋商文件《采购需求》及评审方法和标准要求提供证明材料。
*.实质性参数响应承诺函
实质性参数响应承诺函
致：（采购人）
我单位将遵循公开、公正和诚实信用的原则参加（项目名称）的采购
活动，在参加项目的交易活动过程中，郑重承诺如下：
*、我单位将在项目验收合格后提供*年的免费维保。
*、我单位已知晓采购需求中*、结算要求*、*、*项内容：
*、若实际数量为预估量的上浮*%-下浮*%区间（即整理****卷≤实际数量
≤****卷、著录*****条≤实际数量≤*****条、扫描******页≤实际数量≤
******页、档案盒****个≤实际数量≤****个、卷皮****套≤实际数量≤****
套），采取总价包干形式，按项目成交价结算。
*、若实际数量超过上浮*%，则供应商实际完成数量达到预估量上浮的*%后，
项目终止，采购人除成交价外不再另行支付任何其他费用。
*、若实际数量下浮低于预估量*%（即整理实际数量＜****卷、著录实际数
量＜*****条、扫描实数量＜******页、档案盒＜****个、卷皮＜****套），最
终结算根据供应商提供的分项报价各项单价×各项实际数量据实结算，总结算
金额不超过供应商所报成交总价。
成交后，将按上述要求严格履行。
本单位对上述承诺的真实性负责。如有虚假，将依法承担相应责任。
供应商：（盖单位公章）
法定代表人：（盖章或签字）
日期：年月日
**、供应商最后报价
最后报价函
致：（代理机构全称）
*.在参与了本次****后，我方愿意按人民币（大写）元
(￥)的总价承担本次采购范围的所有内容。
*.单价按*次报价/*次报价的同比率下降。
*.如果我方成交，我方将保证在采购人要求的服务期内完成本项目的内容，
并达到规定的要求；
*.在合同书正式签署之前，本报价将构成我们双方之间共同遵守的文件内
容，对双方具有约束力；
*.我方愿意提供磋商文件可能另外要求的、与报价有关的文件资料，并保证
我方已提供和将要提供的文件是真实的、准确的。
*.我们完全接受****文件中的相关规定。如有违反，贵处有权取消我
单位成交资格，另选成交单位。
供应商（盖章）
法定代表人或授权委托人（签字或盖章）
年月日
注：每个报价人需打印*份空白报价函，预先加盖单位公章和法定代表人（负
责人）或授权委托人签字(手持)，用于****后的*次报价。
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