**** 杰“自治州档染馆 ：
上
“****州新冠肺炎疫情防控档案整理
及数字化扫描项目”****公告
根据****州财政局有关文件精神和****州档案馆内控
管理制度要求，****州档案馆决定对“****州新冠肺炎疫情
防控档案整理及数字化扫描项目”进行****采购。现发布询
价公告，欢迎符合资格条件的供应商参加。
*、采购项目名称：****州新冠肺炎疫情防控档案整理
及数字化扫描项目。
*、采购内容：****州新冠肺炎疫情防控档案整理及数
字化扫描项目（详见附件*《关于****州新冠肺炎疫情防控
档案整理及数字化扫描的需求说明》）
*、报价要求及方式：报价方在确保****州新冠肺炎疫
情防控工作结束后*个月内完成“****州新冠肺炎疫情防控
档案整理及数字化扫描项目”的前提下，确定和报送该项目
单价，即报送档案整理（含日录著录）平均每件多少元（不
得高于*元），所需使用档案盒平均每个多少元（不得高于*
元），档案数字化扫描平均每幅（按**幅面计算）多少元（不
-】*
由 扫描全能王 扫描创建
* 加
*
□被款
得高于(.*元）。
该项目款总额则依据实际完成的档案整理总量及数字
化扫描总量和实际所需使用档案盒总量进行计算。
*、成交企业确定方式
采取****方式确定此次成交企业。在资格、标准、质量
和信誉相同的前提下，将投标人所报项目单价折算成项日综
合单价，项目综合单价最低者即作为此次成交企业。项目务
合单价折算方式为:档案整理（含目录著录）平均每件单价
×**%+档案数字化扫描平均每幅（按**幅面计算）单价×
**%+所需使用档案盒平均每个单价***%。
*、投标人资格
*、投标人必须具备《****法》第***条规定的
条件。
*、投标人必须在中华人民共和国境内注册的营业执照，
且是从事档案管理服务的独立企业法人。
*、投标人必须具有涉密档案整理及数字化加工资质。
*、请供应商于****年*月**日至****年*月**日
（法定节假曰除外）每天上午*:**-**:**，下午**:**-
**:**，持法人授权委托书原件、被委托人身份证原件、投
标报名登记表（见附件*）、企业营业执照副本复印件（*
证合*）、《涉帝档案数字化加工资质书》复印件，持上站
所有报名资料*套（均加盖报价方公章）到****省思施市东
-*-
由 扫描全能王 扫描创建
* 加
*
□被款
风大道***号****州档案馆办公楼*楼沾**室报名。潜在投
标人填写《报名登记衣》时，须保证所填写内客真实、完整，
有效、*致，如因潜在投标人填写信息错识导致的与本项目
有关的任何损失由潜在投标人承担。
*、报价文件递交截止时间：****_生且_*:且_上_生__*
时《北宜时间）___
*、报价文件递交地点：****省****市车风大功**;号
****州档案馆办公楼*楼***室。
*、开标时间:****_年且**_日_上午**:**时_北完
时间上__
*、开标地点：****省****市东风大道***号****州档
案馆办公楼*楼会议室。
采购单位联系人：时****
联系电话：****-*******；***********
附件:
*、《关于****州新冠肺炎疫情防控档案整理及数字化
扫描的需求说明》
*、《报名登记表》
*/ 日
* **** 档 左
/站
*** 年 白 名王
*”
－*-
由 扫描全能王 扫描创建
* 加
*
□被款
附件*:
关于****州新冠肺炎疫情防控
档案整理及数字化项目的需求说明
*、项目概况:
****州新冠肺炎疫情防控档案整理及数字化项目，进行档案
资料整理（含档案装具）、扫描图像、数据挂接、数据存储备份
等。
*、报价要求及方式
报价方在确保****州新冠肺炎疫情防控工作结束后*个月
内完成“****州新冠肺炎疫情防控档案整理及数字化项目”的前
提下，确定和报送该项目单价，即报送档案整理（含目录著录》
平均每件多少元(不得高于*元)，所需使用档案盒平均每个
多少元(不得高于*元），档案数字化扫描平均每幅（按**
幅面计算）多少元（不得高于*.*元）。
该项目款总额则依据实际完成的档案整理总量及数字化扫
描总量和实际所需使用档案的装具总量进行计算。
*、详细技术规格、参数及要求:
*、档案整理
*.*档案整理按照《****省重大活动档案管理试行办法》、
《关于加强省级重大活动档案管理工作的通知》和****州档案馆
相关要求操作。
*.*档案质量必须符合《****省机关档案工作业务建设规
范》、《****省国家综合档案馆业务建设规范》、《归档文件整
理规则》及《****州档案馆接收档案质量标准》（****州档
[****]**号）等文件规定，既要保证档案的齐全完整，又要
-*-
由 扫描全能王 扫描创建
* 加
*
□被款
便于今后的保管利用。
*、档案外观
*.*档案装具用无酸档案卷盒:
*.*在档案盒脊背盖阿拉伯数字章（上下左右居中)，禁止
用手写;
*.*文书档案盒封面须印有立档单位规范的单位名称，会计
档案盒封面须印有立档单位规范的单位名称、分类与日录号、系
卷号、盒内起止年月日、卷内文件总件数、总张数、保管期限。
*、严格按照国家档案管理有关规定进行整理。文书档案应
当按照《****省机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规
则》的有关要求进行整理编目;会计档案按照国家档案局令第
**号《会计档案管理办法》；照片应按照《照片档案管理规范》
有关要求进行整理编目，录音、录像、光盘、实物档案统*贴标
签，分别编制大流水号并编制日录。
*、档案数字化
*.*区分扫描和非扫描范围
数字化扫描应正确区分扫描与非扫描范围，保证被扫描文件
的齐全、完整和唯*性。文件处理单或领导（职能部门）签署的
意见单、正本、有本级党政领导亲自批示和审改内容的文件底高
等，应列入扫描范围;文件形成过程中产生的，除正本以外的*
般修改稿、底稿、重复件及没有保存意义的制表说明等，应列入
非扫描范围。正确区分原件与复印件，没有原件的，复印件应列
入扫描范围；无正本的发文，定稿应列入扫描范围。
*.*日录效据库完善
*.*．*日录著录
纸质目录数据与档案系统里的目录数据**对应，应按
-*-
由 扫描全能王 扫描创建
* 加
*
□被款
照国家档案局“**/***—****档案著录规则”，****省档案局《湖
北省文书档案目录效据库结构与著录细则》（鄂档[****]**号）
等规范要求，确定档号、件号（顺序号）、责任者、文号、文件
题名、形成时间、密级、页数、页号、控制开放标识、备注等著
录项目，建立案卷级、文件级日录数据库。
*.*.*数考格式远择
各类日录数据库应远择通用格式，所选定的格式能直接或问
接地通过***、******数据格式进行交换。
*、技术要求
*.*档案扫描方式
*．*．*纸质档案扫描采用彩色模式。
*.*.*根据档案幅面的大小(**、**、**等)选择相应规格
的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用*号图纸扫描仪)进
行扫描。
*.*.*纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案和页面
为多色文字的档案，可采用彩色模式扫描。
*.*.*档案全文扫描要求在档案管理软件外进行扫描。
*．*.*归档文件的扫描（简化方法整理），将每*份文件扫
描得到的*个或者多个文件存储到相应的文件夹中，文件夹的命
名应该与日录数据库中的档号相同。
*.*扫描分辨率
*.*．*扫描分辨率参数大小的选择，以扫描件图像清晰、
完整、不影响图像的利用效果为原则。
*.*．*、纸质档案数字化主要用于精确反映档案原件并长期
保存，采用不低于**位彩色模式进行扫描，****格式图片分辨
率要求大于或等于******; 纸质照片档案为****格式图片分
-*-
由 扫描全能王 扫描创建
* 加
*
□被款
辨率要求大于或等于******。特殊情况下，如文字偏小、密集
清晰度较差等，可适当提高分辨率。
*.*图像处理
*.*．*图像数据质量检查
*.*．*．*对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发
现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
*.*．*．*由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或元
法清晰识别时，应重新扫描。
*.*．*．*-发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。
*.*．*．*发现扫描图像的排列顺序与档案原件不*致时，
应及时进行调整。
*.*.*纠偏
对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感
觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读
习惯。
*.*．* 去污
对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、
黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可
度的前提下展现档案原貌的原则。
*.*．*图像拼接
对大幅面档案进行分拆扫描形成的多幅图像，应进行拼接处
理，合并为*个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
*.*．*裁边处理
采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白
边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
*.*数据挂接
* **
由 扫描全能王 扫描创建
* 加
*
□被款
以纸质档案文件级目录数据库为依据，将每*份纸质文件与
描所得的*个或多个图像存储为*份图像文件。将图像文件存储
到相应文件夹时，要认真核查每*份图像文件的名称与档案目录
数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录
数据库中该份文件的页数是否*致，图像文件的总数与目录数据
库中文件的总数是否相同等。通过每*份图像文件的文件名与档
案目录数据库中该份文件的档号的*致性和唯*性，建立起*—
对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接
提供条件。
*.*数据安全要求
为保证档案信息安全，安装档案管理软件的计算机要做到专
机专人使用，不得接入互联网。将扫描图像以*倍或*倍速度*
次性写入***档案级光盘存储，备份数据也应进行检验，确保名
份数据能在******************或****系统打开、数据信息
完整、文件数量难确等。
*、保密要求
*.*、保密要求
*.*.*数字化服务机构必须制定并执行数字化安全保密制
度，制定并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成
果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理
制度。
*.*.*数字化服务机构应建立安全岗位责任制，配备专人
负责安全保密工作。
*.*.*数字化服务机构应对工作人员进行安全保密教育和必
要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员
不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。安
-*-
由 扫描全能王 扫描创建
* 加
*
□被款
全保密协议应报送档案部门备案。
*.*.*数字化服务机构必须积极支持、配合档案部门的安全
保密检查。
*.*.数字化服务机构的安全管理
*.*.*数字化服务机构必须具有工商管理部门核发的有效营
业执照，业务范围必须包括档案数字化加工或数据处理类项目。
*．*.*数字化服务机构的法人必须是中华人民共和国境内注
册的企业法人或事业单位法人，股东及工作人员必须为中华人民
共和国境内公民，国家另有规定的除外。
*.*.*数字化服务机构的工作人员必须提供本人身份证明和
公安部门提供的无犯罪记录证明，必要时提供政审材料。
*．*.*数字化服务机构必须与其工作人员签订符合国家劳动
法律法规要求的劳动合同。
*
*．*.*数字化服务机构的人员数量与素质、技术与管理水平、
设施与设备状况能够满足拟承担项日的要求。
*.*.数字化场所的安全管理
*.*.*数字化加工场所设在档案部门独立、可封闭的建筑内。
*.*.*数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防
潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全
管理要求。
*.*.*数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控
设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端
及门窗等无监控死角;视频监控系统应由档案部门专人负责，档
案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数
据之前，要留存视频回放安全检查记承。
*.*.*数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要
-*-
由 扫描全能王 扫描创建
* 加
*
□被款
的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档
案。
*.*.*数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无
线网络功能，并定期进行相关检测。
*.*.*数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并
与档案装具分区放置;数字化加工场所不得有非工作需要的私人
物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板
电脑等各类电子设备和各类移动存储介质;严禁擅自将数字化”
工场所内的物品带离现场。
*.*.*工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，
严禁无关人员进入数字化加工场所。
*.*.*工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关
的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带
火种进入数字化加工场所。
*.*.*档案部门和数字化服务机构应指定有关人员经常对数
字化加工场所进行巡查，确保有关数字化加工和管理的各项规章
制度和操作规范得到切实贯彻和执行。
*．*．数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理
*.*.*档案数字化加工过程中建议使用档案部门提供的相关
设备，使用数字化服务机构设备的，档案部门应当对其进行必要
的安全检查。
*.*.*档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须
采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置
或端口，如***接口、红外线、蓝牙、****接口、光驱接口等，
封闭的装置或端口要定期进行检查。
*.*.*档案数字化加工过程中推荐使用国产设备并使用正版
-**-
由 扫描全能王 扫描创建
* 加
*
□被款
软件。数据安全与网络监控软硬件必须使用通过国家安全认证的
国产品牌产品。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第*
方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加
工无关的软件。
*.*.*档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使
用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。
*.*.*档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设
备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安
全保护系统，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档
案信息流向等信息。
*.*.*档案数字化加工系统应具备流程定义、任务分配、过
程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据各份管理等功能，
并分别设置管理员、保密员、审计员，实行“*员分离”。
*.*.*档案数字化加工过程中建议由档案部门提供计算机等
设备的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设各，
并逐*进行检查、登记。数字化工作完成后，这些设各必须交由
档案部门统*保管或销毁，严禁擅自带走。
*.*.*用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设
备和存储介质交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质严禁带
入数字化加工场所。
*.*.*档案数字化过程中使用的移动存储介质和刘录设备应
由档案部门指定专人保管，并对使用情况进行记录。档案数字化
成果的拷贝和刻录应相对集中。档案部门应指定专人负责移动存
储介质数量的清点，数字化服务机构完成持贝或刘录的数据介质
（包括损坏的数据介质）应及时交接给档案部门指定的人员，并
办理交接手续。
-**-
由 扫描全能王 扫描创建
* 加
*
□被款
*.*．**档案数字化设各和存储介质不得擅自送外维修，必
须送外维修的应办理书面审批手续，并由档系部门人员现场监
督。
*.*.**处理尚未开放档案的信息设备的管理和使用应符合
国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。
*．*.档案实体的安全管理
*.*.．*档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、
有序性及档案实体与日录的*致性检查。涉密档案要予以筛除，
档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，档案实体与文件日录
不对应的要进行必要的记录或标示。
*.*.*档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需
按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。需要拆装档案时，应
尽可能地保持档案原貌。
*.*.*档案数字化过程中要建立档案流程单，流程单包括档
号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等，数字化
加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。
*.*.*档案数字化过程中发现有涉密标识的档案，应在档案
部门的保密室进行数字化加工，做好登记。
*.*.档案数字化成果移交接收与设各处理的安全管理
*.*.*档案数字化任务完成后，档案部门应组织专业人员按
照本《规范》的要求，对向档案部门移交的数字化加工介质（如
存储介质、移动介质、备份介质等）、加工监控视频回放安全检
查记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项验收，凡未开展
安全保密专项验收或验收不合格的，不得对项目进行总体验收。
*.*.*档案数字化成果必须通过完整性、难确性、可用性和
安全性检测，检测合格后双方办理数据交接手续。
-**-
由 扫描全能王 扫描创建
* 加
*
□被款
*.*.*档案数字化任务完成后，数字化服务机构反会同栏案
部门拆除其自带加工设备中的硬查等存储介质，并咨其与效字允
过程中使用过的其他移动存储介质*起移交治栏案部门，并**
相关移交手续。
*.*.*档案数字化任务完成后，档案部门必须组织专业人员
对数字化服务机构所用的设备进行检查，以确保其设各宁元信息
留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理.
*.*.*数字化服务机构应将档案数字化过守形或的*志、
记录等原始记录材料移交档案部门，作为项目栏案内否兰行置
理。
*、参加档案收集、交接工作
供应商中标后需安排工作人员配合档案部门，搞好新冠总关
疫情防控档案的收集、交接等工作。
*、供应商资质要求
①营业执照及法人身份证明;
②税务登记证;
③组织机构代码证;
④供应商通过*******系列质量管理体系认证且在育效期
内:
(③供应商具有涉密档案数字化资质;
*拥有自主知识产权的档案数字化处理系统（提供国家领定
的相关产品著作权证书）;
供应商经营时间在*年以上;
③供应商在****市内有固定经营场所或售后服务机构:
③截止****年**月，供应商有从事档案馆馆藏档来数字化
扫描业绩;
-**-
由 扫描全能王 扫描创建
* 加
*
□被款
*、交史时润、地点
交失*:诗定
交先划点:每笔小栏容宜
*、质采期及管后殷态
栏案整理及黄字允产工完式必后，洪应商寸数字究*工数拖
提供炎身淮护欣，州栏案谊通到佐何与档案数字允数摆椎关问
题，供应商应随时提供技术文持，文立时间刘?***×*，即弱
周*天，每天**小时提笑既冬，接到胶夺清求后，工程“小
时之内到达玩元送行滩护、
*、验收要求
* 检查验收
措定专人或通过业夺许包方式聘清其育指关达获令业监
理公司，对采质栏案.理及数字化来战的实体**摆进门砼查益
收。
档案实体和据益产包括档突夹体、吕**拖、阅依部慈文
数据挂接*个部分。检查方式应挖档亲.理小项和*苍”工批*
随机抽检，抽检率下低于**%，合搭率下低于:战。抽益公搭漆
不符合要求的，应退回这工。
*.*档案实体检查
以州档案馆全宗曾理要求逐苍设件，搞相兴业夺建设妃范进
行检查。
*.* 日 日录议据检签
以完成纸质档案扫描的某*全*或立个日杀为单元，寸余式
数量及日承数据库著录项目的完整性、*惑世、规范斗等方面站
行随机逐条的检查。其中,纸质档案档甘的合格率寒求达刘!**%,
其它项目合格率要求达到*础%以_上。交不合*的景指，应进*
-**-
由 扫描全能王 扫描创建
* 加
*
□被款
修改或重新著录。
*.*图像数据检查
对批量扫描形成的图像数据，按比率进行随机抽查。
*.*.*图像数据应符合本规程中所规定的分辨率、文件格文
及色彩模式。
*.*.*扫描图像的完整性要达到***%，不能出现缺页、错页、
重复等现象。
*.*.*图像的偏斜度、清晰度、整洁度等技术指标，抽检台
格率应达到**%以上。
*．* = 数据挂接检查
将挂接图像文件的名称、页数和总数，对照档案实体、档案
目录数据库中的档号、页数和文件总数进行检查，要求*者的*
致性和正确性为***%.
*.* 验收结论
对检查通过的数据进行验收，并给出“合格”或“不合格”
结论。验收合格结论由验收责任人签字，报数字化实施单位负责
人审批后方为有效。
* 邀据备份
*.* 备份范围
对验收合格的成果数据及时进行备份，包括档案目录数据、
全文数据等。
*.* 备份方式
对验收合格的成果数据采用在线、离线相结合的方式实行多
套备份和异质备份，并注意异地保存。
离线备份载体应选择光盘、移动硬盘等不同介质，套数为*
套保存。
-**-
由 扫描全能王 扫描创建
* 加
*
□被款
*.*数据校验
对各份数据进行检验，内容包括效据能否打开、效务信息是
否完整、数据内容是否准确等。
*.* 备份标签
数据备份后，应在相应备份介质的封套（盒）上编制成果效
据备份标签，以便管理。
*成果数据移交
*.*移交内容
档案日录数据、档案数字化全文数据及相关系统数据。
*.* 移交方式
成果数据移交方式、载体及数量根据实际情况确定。以业务
外包方式形成的成果数据，由数字化实施单位与服务机构通过台
同约定。
*.*移交验收
成果数据移交时，接收方应进行验收。验收内容为：移交的
载体是否完好、清洁，是否无划浪、无损伤、无病毒；数据内容
是否完整、规范、准确等。
*.*移交手续
成果数据移交时，需填写《档案数字化成果移交接收登记
表》，*式*份，由交接双方共同签署，完善手续，分别保管。
*、付款方式
按完成进度分期付款。
-**-
由 扫描全能王 扫描创建
* 加
*
□被款
附件*:
报名登记表
时间: 年月 日
项目名称 ****州新冠肺炎疫情防控档案整理及数字化扫描项目
所投包号
投标人全称
详细地址 邮政编码
法定代表人 注册资金
（负责人）
联系电话 传真
姓名 电话号码（手机） *-****
投标联系人
投标人意见
法定代表人（签字): 投标人（盖章）: 年月日
奇 - 注
-**-
由 扫描全能王 扫描创建
* 加
*
□被款
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