询标的注意事项有哪些?
询标大多指在工程招投标开标结束之后,发标人(就是建设方或甲方)/代理人(就是咨询公司或代甲方)会将已经投完标并在商务标和技术标总分前3名的单位找来对一些模糊的,或者与已知情况有出入的地方进行询问。
一、 计划、组织工作要到位
组织工作是一切工作的前提和基础。要做好询标工作,必须在时间上进行系统策划,在组织上进行详细落实。
二、重视清标工作
评审时,可以重点问题重点分析;但清标时,必须做到全面、细致。如前所述,清标工作是询标工作,甚至整个评标、定标工作的基础。清标工作不进行,或进行得不彻底、全面、细致,很可能导致评审时不能发现问题,询标时更不会提及,则整个评标工作就是带病运行,最后的定标就可能有失偏颇。目前发生的很多影响工程定标的招投标投诉事件,抛开非技术因素不谈,就是投诉者抓住了拟中标人投标文件中的某些偏差或问题,进行申述。而如果清标工作到位,这些问题是可以提前、及时发现的。因此,必须重视清标工作,才可能进行好询标工作。
三、技术、经济双管齐下
一定要消除一个误区,即询标工作是合约部门或预算部门的事,和技术、工程部门关系不大。工程的建设过程有所谓“三全管理”,其中的询标工作也同样具有此要求,必要时必须全员参与。
四、保持充分沟通
询标过程中,作为招标人的工作人员,必须充分地将自己的询标意见表达给投标人,书面文件表述不清的,就要组织当面询标。与投标人的充分沟通,一方面能使投标人更好地认识到自身的问题、理解招标人意图,另一方面也能反过来矫正招标人的一些缺陷或填补一些盲点,毕竟投标人在他的那个领域更专业。这一点,在专业工程,如机电、内装工程等的询标中表现更突出一些。
五、 以书面形式反映询标过程
询标可以采用书面文件来往的方式,也可以采用当面口头沟通的方式。但无论采用何种方式,询标结果必须以书面形式固定下来。从合同法的角度来说,询标过程如涉及实质性问题的更改,就成为一个邀约和反邀约的过程。该过程的有效结果必须采用书面形式固定,作为合同订立的基础资料和依据,甚至成为合同的组成部分。否则空口无凭,会给合同的正确履行带来很大的困难。
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