通常情况下，招标预备会会在投标截止日期前几天召开。具体的时间安排可能会因招标项目的复杂性和招标范围的大小而有所差异。一般来说，招标单位会提前公布招标文件，并在文件中指定投标预备会的召开时间和地点。招标人需要在此时间之前确认参会，并按时到达会场。这样可以确保招标人能够及时了解招标文件的要求和细节，准备完整的投标文件，并在截止日期前提交符合要求的投标文件。因此，及时关注招标公告和招标文件的发布，及时进行准备和调整，确保招标预备会的顺利召开和招标工作的正常进行。

参加招标预备会时，招标人需要注意以下几个事项：

1、提前准备：在参加招标预备会之前，招标人需要提前准备相关材料，如招标文件、投标文件模板、公司资质证明等。确保所有必要的文件准备充分，以便能够及时回答问题和提供所需信息。

2、仔细阅读招标文件：在招标预备会之前，招标人需要仔细阅读招标文件。理解招标文件中的条款、技术要求、评标标准等内容，并在会议中提出相关问题。这样可以更好地把握招标需求，为投标文件的准备做好准备。

3、提前准备问题：招标人可以提前准备好一些问题，在会议中向招标单位提问。这有助于进一步了解项目需求和招标文件的细节，并获得招标单位的解答。提前准备的问题要有针对性，能够帮助招标人更好地理解项目，作出更准确的投标策略。

4、注意听取和记录：在招标预备会期间，招标人需要认真听取招标单位对项目的介绍和解释，并将重要信息记录下来。这有助于后续投标文件的编写和方案设计。注意记录招标人自身提出的问题和招标单位的回答，以备后续参考。

5、注意保密：招标预备会期间，招标人可能会接触到一些项目相关的敏感信息。招标人需要严格遵守招标单位的保密要求，确保不泄露任何项目信息。保持项目信息的机密性和安全性对于招标过程的公正和公平是非常重要的。